« Je ne sais pas par où commencer. » Cette phrase, je l'entends tout le temps. L'inconnu et surtout, l'envergure d'un projet peut être intimidant et vous figer plutôt que de vous propulser. Lorsque vous faites face à une situation pareille, tentez d'abord d'évaluer s'il s'agit d'un projet ou d'une tâche. La différence les deux fera certainement une grosse différence sur votre productivité et efficacité. Voici comment différencier un projet d'une tâche.
TÂCHE VERSUS PROJET
Si des exemples similaires à « mettre à jour mon site web », « écrire un livre », « faire le grand ménage » ou « changer de carrière » figurent sur votre to-do list, je crois que de petites modifications sont à apporter ;-).
Comme je l'ai déjà abordé en surface dans un article sur les façons d'optimiser sa to-do list, si vous souhaitez avoir un sentiment de clarté face à tout ce que vous avez à faire, il faut d'abord faire la différence entre un projet et une tâche.
« Mettre à jour un site web », c'est un projet. Par contre, « changer le logo de la page d'accueil », « réécrire la page À propos » et « ajouter les deux nouveaux employés sur la page Notre équipe » sont des tâches.
« Écrire un livre » aussi est un projet. Un très gros projet en fait ! Si vous lisez plutôt « écrire 2 000 mots » ou « écrire 5 pages », on peut alors parler de tâches claires et définies. Avouez que ça semble soudainement moins pire, non ?
Voici comment différencier un projet d'une tâche :
UNE TÂCHE
Une tâche est un travail ou une action précise à accomplir dans un temps donné. Elle dure en moyenne moins de 3 heures et est claire.
UN PROJET
Un projet est la somme de plusieurs tâches mises ensemble et faites dans un ordre établi, dans le but d'atteindre un objectif. Un projet peut être de petite à grande envergure, donc la durée peut varier en étant courte ou très longue. Finalement, un projet est un but à atteindre.
QUELQUES AVANTAGES DE FAIRE
LA DIFFÉRENCE ENTRE UN PROJET ET UNE TÂCHE
Si vous avez souvent envie de procrastiner à la vue de votre longue liste de tâches à faire, il se peut très bien que le manque de clarté ou que la trop grande envergure de vos projets puisse en être en cause. Le simple fait de fragmenter vos projets en tâches vous offrira une meilleure vue d'ensemble et par le fait même une meilleure compréhension de ce qu'il vous reste concrètement à faire. Et en bonus, vous vous éloignerez de la procrastination !
Personnellement, lorsque je prends le temps de faire la différence entre un projet et une tâche sur ma liste, je ressens automatiquement un immense soulagement et un sentiment de contrôle. Je sais parfaitement où je m'en vais et il ne me reste plus qu'à planifier chacune des tâches.
Fragmenter vos projets en tâches vous permettra aussi d'alléger votre charge mentale. Par exemple, si vous avez sur votre liste « organiser le voyage d'été », il se peut que vous vous fiez sur votre mémoire pour vous rappeler de certains détails importants comme les vaccins ou les assurances par exemple. Ainsi, en clarifiant vos tâches, vous libérez automatiquement votre esprit de ces détails !
Parce que nous avons souvent l'habitude de sous-estimer la durée que peut nous prendre l'exécution d'un projet, si vous faites clairement la différence entre un projet et une tâche, l'exercice d'estimation du temps deviendra alors nettement plus facile et réaliste. Essayez-le !
Fragmenter ses projets en tâches facilite aussi la création d'un échéancier. Dans mon ancien travail de meeting planner et même lorsque j'organisais des mariages à mon compte, je dois avouer que la création d'échéanciers était l'une de mes activités favorites ! Je m'appliquais avec toujours beaucoup de plaisir à détailler les 1 001 tâches des projets sur lesquels je travaillais et à les indiquer une à une dans Excel. La création d'un échéancier n'est pas une obligation lorsqu'il est question d'un projet, mais dès que l'objectif en soi est de moyenne à grande envergure, je vous le recommande vivement.
Je m'arrête ici, mais la liste d'avantages pourrait être beaucoup plus longue ! Je constate que faire la distinction entre les deux est un défi très présent auprès de mes clientes et j'ose espérer que cet article vous aidera à mieux saisir la différence entre un projet et une tâche.
MES 3 MEILLEURS CONSEILS POUR MIEUX GÉRER VOS TÂCHES ET PROJETS
Si vous estimez qu'une tâche sera plus longue que 3 heures, fragmentez-la encore.
Si vous ne savez pas combien de temps une tâche vous prendra, fragmentez-la.
Si vous traitez un projet d'envergure, je vous recommande de vous créer un échéancier dans un ficher Excel ou dans des plates-formes comme Asana ou Trello.
CONCLUSION
Rappelez-vous ceci : quand vous vous sentez perdue face à vote to-do list ou si vous ne savez vraiment pas par où commencer, il est fort à parier que vous vous trouvez devant une liste de projets. Prenez alors un peu de recul et prenez le temps nécessaire pour fragmenter vos projets en tâches. Faites-le même si vous n'avez pas le temps. Faire la différence entre un projet et une tâche peut réellement être un élément déterminant dans l'augmentation de votre productivité et efficacité !
Si vous souhaitez apprendre à fragmenter vos projets en tâches et à ainsi améliorer la relation que vous avez la planification, sachez que j'ai créé une formation en ligne qui pourrait vous permettre de changer radicalement le cours de votre année. À travers Planifier pour se réaliser, j'enseigne la stratégie qui m’a littéralement permis de me mettre en action et de m’accomplir pleinement. C’est d'ailleurs grâce à ce système que je suis arrivée à créer mon entreprise! Cliquez ici afin de connaître tous les détails et faire un premier pas vers la personne que vous souhaitez devenir.
* Le féminin est ici utilisé dans le but d'alléger le texte ;-).
SI VOUS AVEZ AIMÉ LE BILLET « VOICI COMMENT DIFFÉRENCIER UN PROJET D'UNE TÂCHE », CEUX-CI POURRAIENT ÉGALEMENT VOUS PLAIRE :
Vous n'êtes pas encore abonnée à mon infolettre ? Inscrivez-vous maintenant afin d'obtenir gratuitement mon guide sur la saine gestion du temps et d'avoir accès à du contenu exclusif !