Du plus loin que je me souvienne, j'ai toujours aimé faire des listes. J'adore ça au point de même me faire à l'occasion des listes de listes! Je commence donc chaque journée en me référant à mon agenda où chacune des choses que j'ai à faire est soigneusement précisée. Cette action m'indique en quelque sorte la direction que doit prendre ma journée. Je considère ma liste quotidienne de tâches un peu comme une carte routière, parce que c'est toujours un immense soulagement que de savoir exactement où je m'en vais. Je vous expose donc ici 5 étapes pour optimiser sa to-do list.
Avant de plonger dans le vif du sujet, je dois vous avouer quelque chose. Bien que votre to-do list peut être un atout de taille à votre organisation, elle peut aussi gravement vous nuire. Si vous n'avez pas encore lu mon billet sur le sujet, faites-le maintenant en cliquant ici.
La liste de tâches à faire est un outil de productivité extrêmement puissant, mais elle n'est pas toujours utilisée de façon optimale. Avec le télétravail qui désormais devenu la norme pour plusieurs, les listes de tâches professionnelles et personnelles se chevauchent souvent, d'où l'importance d'écrire sa to-do efficacement. Alors si vous aspirez à augmenter votre niveau de productivité, voici 5 étapes pour optimiser sa to-do list:
1. Préciser chacune des tâches tout en évitant d'être vague
« Mitaines », « Valises » et « Suivis clients » ne sont pas des tâches précises. Devez-vous réparer ou acheter des mitaines? Devez-vous vous procurer de nouvelles valises ou bien les faire? Quant aux suivis à faire auprès de clients ... on parle de qui exactement? Je comprends que ces mots ont une signification claire pour vous, mais prenez l'habitude d'être précise, d'abord pour éviter de vous questionner, mais également en prévision de déléguer une de ces tâches. Si la tâche est claire dès le départ, votre partenaire, votre collègue ou votre patron n'aura pas à vous demander de précision par rapport à celle-ci. De plus, la clarté de ce que vous avez à faire évitera à votre esprit de se poser des questions et de prendre une décision... parce que les quelques secondes que vous perdez à vous dire « qui sont les clients à qui je devais faire un suivi aujourd'hui déjà » se transforment rapidement en minutes et en heures au fil des temps. Alors précision est le mot d'ordre!
2. Utiliser des verbes d'action
« Courriel de Sophie » peut en effet vous rappeler que vous devez lui écrire, mais « Répondre au courriel de Sophie » est beaucoup plus précis et engageant. Saviez-vous que les verbes d'action stimulent automatiquement le cerveau et ce, plus rapidement que n'importe quel autre temps de verbe? Une grande partie du succès de l'optimisation de sa to-do list repose sur la simplicité de ce verbe d'action et en bonus, ce truc ne vous demande pas plus de temps.
3. Estimer la durée de la tâche
Même si je me déclare experte en gestion du temps, je vous avoue que je suis également une experte dans la sous-estimation de la durée de mes tâches... d'où la grande importance de justement en estimer la durée. Je vous recommande de le faire par tranche de 15 minutes et ce, pour chacune des tâches que vous devez accomplir. (Oui, je sais que ça peu sembler intense et même un peu plate, mais ce truc a le potentiel de transformer votre façon de gérer votre temps!) Ainsi, vous pourrez prévoir votre journée et semaine de façon nettement plus réaliste. Je vous encourage également à planifier un minimum de 20% pour les imprévus, ou même plus selon votre emploi du temps, parce qu'autrement, vous perdrez rapidement le contrôle de votre horaire. Parmi les 5 étapes pour optimiser sa to-do list, celle-ci est celle me permettant d'augmenter mon efficacité au maximum.
4. Écrire la date de délai
Afin d'éviter qu'une tâche ne soit repoussée indéfiniment, il est capital d'indiquer la date à laquelle elle doit être accomplie et d'ajuster cette date en cours de route, si nécessaire. Et si par hasard vous repoussez constamment cette même tâche semaine après semaine, questionnez-vous au sujet de son utilité ;-) et sachez que la retirer de votre to-do list pourrait peut-être vous permettre de l'optimiser davantage!
5. Attention aux projets ... ce ne sont pas des tâches
« Lancer un blogue », « Écrire un livre », « Créer mon site internet » sont des projets et non des tâches. Pourquoi? Parce qu'ils comprennent une grande quantité de sous-tâches. Pour plus de détails sur ce sujet, lisez mon article Comment différencier un projet d'une tâche. Mon conseil est donc le suivant: révisez votre to-do list et remettez en question chacune de vos tâches afin de vous assurer que ce ne sont pas des projets. Si vous tombez sur une projet (ou une tâche de grande envergure), décortiquez le tout afin que vous puissiez y voir les réelles actions qui vous mèneront vers l'atteinte de votre objectif souhaité.
POUR ALLER PLUS LOIN:
Si vous avez apprécié le billet 5 étapes pour optimiser sa to-do list et que vous vous sentez prête à aller un peu plus loin, allez lire ceux-ci:
Comment planifier ses tâches et devenir plus efficace (il y a même un outil gratuit!)
Également, si vous êtes une adepte (comme moi!) des agendas imprimés, sachez que j'en ai conçu un qui vous permet justement d'écrire vos tâches sur une base quotidienne, pour un maximum d'efficacité! Découvrez la version datée et non datée en cliquant juste ici.
J'espère que ces 5 étapes pour optimiser sa to-do list vous ont été utiles! Si c'est le cas, aimez cet article en cliquant sur le petit coeur ci-dessous et laissez-moi un commentaire!
