5 ÉTAPES POUR OPTIMISER SA TO-DO LIST

Du plus loin que je me souvienne, j'ai toujours aimé faire des listes. J'adore ça au point de même me faire des listes de listes ! Je commence donc chaque journée avec une to-do list claire et précise qui m'indique en quelque sorte la direction que doit prendre ma journée. Ma liste de tâches à faire est ma carte routière et comme c'est le cas lorsque je prends la route avec ma voiture, c'est toujours un immense soulagement que de savoir exactement où je m'en vais. Je vous expose donc ici 5 étapes pour optimiser sa to-do list.

5 étapes pour optimiser sa to-do list

Ce billet sur les 5 étapes pour optimiser sa to-do list est grandement inspiré d'une de mes infolettres. Mes abonnés ont donc eu accès à ces quelques trucs en avance et si vous aimeriez, vous aussi faire partie des membres de ma communauté à qui je partage des exclusivités, des outils et des histoires plus personnelles, abonnez-vous en cliquant ici. Pour vous remercier de votre confiance, je vous donne l'accès à la version imprimée de mon planificateur quotidien.


La liste de tâches à faire est un outil de productivité extrêmement puissant, mais elle n'est pas toujours utilisée de façon optimale. Avec le télétravail qui est la réalité de plusieurs présentement, les listes de tâches professionnelles et personnelles se chevauchent souvent, d'où l'importance d'écrire sa to-do efficacement. Alors si vous aspirez à augmenter votre niveau de productivité, voici 5 étapes pour optimiser sa to-do list :


1. Préciser chacune des tâches tout en évitant d'être vague

« Mitaines », « Valises » et « Suivis clients » ne sont pas des tâches précises. Devez-vous réparer ou acheter des mitaines ? Devez-vous vous procurer de nouvelles valises ou bien les faire ? Quant aux suivis à faire auprès de clients ... on parle de qui exactement ? Je comprends que ces mots ont une signification claire pour vous, mais prenez l'habitude d'être précise, d'abord pour éviter de vous questionner, mais également en prévision de déléguer une de ces tâches. Si elle est claire dès le départ, votre chum ou votre collègue n'aura pas à vous demander de précision par rapport à celle-ci.


2. Utiliser des verbes d'action

« Courriel de Sophie » peut en effet vous rappeler que vous devez lui écrire, mais « Répondre au courriel de Sophie » est beaucoup plus précis et engageant. Saviez-vous que les verbes d'action stimulent automatiquement le cerveau et ce, plus rapidement que n'importe quel autre temps de verbe ? Une grande partie du succès de l'optimisation de sa to-do list repose sur la simplicité de ce verbe d'action.


3. Estimer la durée de la tâche

Je suis une experte dans la sous-estimation de la durée de mes tâches, d'où la grande importance de justement en estimer la durée. Je vous recommande de le faire par tranche de 15 minutes et ce, pour chacune des tâches que vous devez accomplir. Ainsi, vous pourrez prévoir votre journée et semaine de façon nettement plus réaliste. Je vous encourage également à planifier un minimum de 10% pour les imprévus, ou même plus selon votre emploi du temps, parce qu'autrement, vous perdrez rapidement le contrôle de votre horaire. Parmi les 5 étapes pour optimiser sa to-do list, celle-ci est celle me permettant d'augmenter mon efficacité au maximum.


4. Écrire la date de délai

Afin d'éviter qu'une tâche soit repoussée indéfiniment, c'est super important d'indiquer la date à laquelle elle doit être accomplie et d'ajuster cette date en cours de route au besoin. Et si vous la repoussez quand même semaine après semaine, questionnez-vous au sujet de son utilité ;-). La retirer pourrait peut-être vous permettre d'optimiser votre to-do après tout.


5. Attention aux projets ... ce ne sont pas des tâches

Êtes-vous d'accord avec moi pour dire que de « Lancer un blogue », « Écrire un livre », « Créer mon site internet » sont des projets et non des tâches, parce qu'ils comprennent une grande quantité de sous-tâches ? Donc révisez votre to-do et remettez en question chacune de vos tâches afin de vous assurer que ce ne sont pas des projets. Si c'est le cas, décortiquez-les afin que vous puissiez y voir les réelles actions qui vous mèneront vers l'atteinte de votre objectif souhaité.



Si vous avez envie d'en apprendre davantage sur les tâches et la méthode que j'utilise afin de planifier ma semaine de façon optimale, je vous recommande vivement de lire mon billet sur le sujet : Comment planifier ses tâches et devenir plus efficace. Il y a même un outil gratuit d'inclus !


J'espère que ces 5 étapes pour optimiser sa to-do list vous ont été utiles !


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