Est-ce que vous avez l’habitude de remettre à plus tard les tâches que vous pourriez faire maintenant? Vous répétez-vous continuellement que vous manquez de temps? Si c’est le cas, sachez que je vous comprends, parce que j'ai déjà eu exactement le même discours. Sachez qu'il est possible de mettre en place un seul truc qui peut complètement régler ces problèmes, soit en mettant en place des blocs de temps à votre horaire. Mon objectif, à travers ce billet, est de vous démontrer comment vous pouvez devenir plus productive grâce aux blocs de temps.
Je connais l’existence et la puissance des blocs de temps, mais je ne les utilise concrètement que depuis un an ou deux. Comme je veux clarifier ce qu’est un bloc de temps avant de vous exposer la puissance qui se cache derrière cette pratique, commençons par le début.
QU’EST-CE QU’UN BLOC DE TEMPS
Communément appelé time blocking en anglais, la gestion des blocs de temps est une technique de productivité qui existe depuis la naissance même des calendriers. On dit que Benjamin Franklin est une des premières personnes connues à avoir ouvertement appliqué cette pratique. Cette technique de gestion du temps est aujourd’hui largement repandue, mais à mon sens pas assez exploitée. Il s’agit d’une technique simple à appliquer, gratuite et qui a le potentiel de vous permettre de devenir plus productive, alors pourquoi s’en passer?
Le time blocking est une réunion que vous planifiez avec vous-même. Il y a une heure de début, une heure de fin et un sujet précis. La seule différence, c’est que vous êtes seule à ce rendez-vous, d’où le danger de le reporter éternellement ;-).
L’objectif des blocs de temps est de dédier une période fixe à une tâche qui aura été préalablement définie. Par exemple, vous pourriez vous bloquer deux heures vendredi matin, soit de 9 h à 11 h, pour rédiger le contenu du module 1 et 2 de votre future formation en ligne. Vous pourriez également vous bloquer une heure le lundi après-midi, de 13 h à 14 h, pour faire des cold calls à des clients. Vous voyez le principe? Maintenant, poursuivez votre lecture afin de comprendre quand et comment utiliser les puissants blocs de temps.
QUAND UTILISER UN BLOC DE TEMPS
Selon votre envie et votre capacité à être disciplinée, vous pouvez faire du time blocking à tous les jours, seulement pour des tâches bien précises qui se répètent à l’occasion, ou au besoin.
Les experts en gestion de temps affirment qu’il est préférable de bloquer chaque minute de sa journée en avance, afin d’avancer et de ne rien oublier. Je suis totalement en accord avec eux, mais cette approche ne colle pas avec tout le monde. Personnellement, comme j’ai de la facilité à me concentrer, que la planification est une seconde nature pour moi et que je procrastine drôlement moins que par le passé, je n’utilise les blocs de temps que de temps en temps, lorsque j’en ressens le besoin. Je vous présente quelques avantages du time blocking ci-dessous :
Pour vaincre la procrastination
Quand on a envie de procrastiner et de repousser jour après jour une tâche qui aurait pourtant un impact significatif sur notre projet, c’est un excellent signal qu'il faut se bloquer du temps. Vous savez, lorsque nous avons un rendez-vous avec quelqu’un, ce moment est planifié à l’agenda et nous y allons, que ça nous plaise ou non. C’est un peu le même principe avec les blocs de temps. Si vous voulez cesser de procrastiner, appliquez cette technique de productivité et vous serez surprise de constater votre avancement.
Pour se concentrer
Les distractions et interruptions sont omniprésentes, ce qui impacte directement notre concentration. Je pense notamment aux médias sociaux, aux collègues, aux livreurs, aux tâches ménagères, alouette! Votre concentration est ultra précieuse, et de nos jours, on dirait que tout est créé dans le but de nous distraire (les notifications, les moyens de communication divers, l’accessibilité). Il faut donc apprendre à contrôler les distractions et les interruptions, et le time blocking une des meilleures stratégies pour y parvenir. Lorsque vous sentez que votre niveau de concentration est fragile, que ce soit à une période précise dans la journée ou sur un type de tâches quelconque, planifiez-vous un bloc de temps et vous noterez un changement positif!
Pour gagner du temps
Je sais que plusieurs refusent de pratiquer le time blocking parce qu’ils manquent de temps. Cependant, cette technique de productivité est l’une des nombreuses solutions au problème. Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais vous ne maximisez pas totalement votre temps en semaine. Afin d’éviter de vous laisser distraire, de vous concentrer davantage et de devenir plus productive, planifiez-vous des blocs de temps et vous verrez qu’au final, vous gagnerez du temps!
Pour avancer
Le sentiment d’avancement est quelque chose qu’on vise, mais qui n’est pas si facile à atteindre, n’est-ce pas? Les semaines se suivent et trop souvent, nous n’avons pas le réel sentiment d’avancer dans nos tâches et nos projets… du moins, c’est de cette façon que je me sentais avant. Si vous avez le sentiment de faire constamment du sur-place, voilà un autre excellent signe que vous êtes prête pour le time blocking.
Devenir plus productive grâce aux blocs de temps est simple, vous ne trouvez pas?
COMMENT UTILISER UN BLOC DE TEMPS
Maintenant que vous savez ce qu’est un bloc de temps et quand vous devez l’utiliser, j’ai envie de vous expliquer comment l’utiliser. C’est très simple, mais je crois qu’il vaut la peine de vous préciser des détails importants afin de pleinement maximiser le rendez-vous que vous planifierez avec vous-même.
Définir la tâche & sa durée
Il est essentiel de définir en avance la tâche sur laquelle vous travaillerez, et combien de temps vous voulez y consacrer.
Mon conseil : faites attention aux projets! Si vous planifiez travailler sur un projet plutôt qu’une tâche, je vous recommande de d’abord fragmenter votre projet en tâches afin que vous sachiez très clairement ce sur quoi vous allez travailler pendant votre bloc de temps. Par exemple, si vous vous bloquez deux heures pour travailler sur votre site web, il s’agit d’un projet et non d’une tâche. Il serait alors préférable de définir en avance quelles sont les tâches que vous ferez pendant ces deux heures (ex. : rédiger le contenu descriptif des 4 nouveaux employés (1 heure), ajouter les photos des membres de l’équipe (30 minutes), faire des tests et ajustements (30 minutes)). Pour vous aider à bien distinguer les tâches des projets, lisez mon article sur le sujet.
Quant à la durée, ma recommandation est de planifier des blocs de temps de minimum 1 heure, et de maximum 4 heures. Pourquoi un minimum d’une heure? Pour la simple raison que ça prend au minimum 10 à 12 minutes se mettre dans le bain, alors si vous prévoyez arrêter après 15 ou 30 minutes, votre bloc de temps ne sera pas très puissant. Et je recommande un maximum de 4 heures, parce que ça représente normalement la moitié de la journée, et il faut que vous vous arrêtiez pour manger ;-). Également, sachez que si vous travaillez sur une tâche d’envergure qui vous demande beaucoup de temps, n’hésitez pas à la fragmenter en plusieurs blocs de temps dans votre semaine. Vous n’avez pas besoin de tout compléter en même temps!
Agenda
Posséder un agenda, qu’il soit électronique ou papier, est essentiel pour pratiquer le time blocking. Pour les plus visuelles d’entre vous, je vous présente à travers les images ci-dessous à quoi ça peut ressembler. Si l’envie vous prend et que ça peut simplifier votre planification, utilisez des codes de couleur.
Les blocs de temps ne doivent pas rester qu’une intention dans votre tête, il faut que ce soit concrètement planifié à l’agenda. Si vous planifiez un bloc de temps de 15 h à 17 h le jeudi après-midi et qu’un collègue ou un client demande à vous rencontrer aux mêmes heures, vous devez refuser et leur proposer un autre moment. Dites-vous que si vous repoussez ou annulez le rendez-vous que vous avez avec vous-même, c’est comme si vous vous laissiez tomber. Alors la règle, c’est d’honorer ce rendez-vous comme si une autre personne était impliquée.
P.S. Si vous n’avez pas trouver l’agenda imprimé qu’il vous faut, il faut absolument que vous regardiez ce que le mien a à offrir. Découvrez-le ici dès maintenant.
Concentration
Tel que mentionné un peu plus haut, les interruptions et distractions sont partout. Ce que j’aime tout particulièrement des blocs de temps, c’est la bulle de concentration qu’ils nous offrent… mais cette bulle, il faut savoir se la créer, et je vous propose ici quelques astuces pour y parvenir : fermer la porte, mettre son cellulaire en mode avion, appliquer la méthode Pomodoro, renvoyer ses appels directement sur la boîte vocale, etc.
Comme vous l’avez sans doute compris, vous pouvez choisir de remplir l’entièreté de votre horaire en bloc de temps, ou de l’utiliser seulement au besoin. Personnellement, j’aime me garder une certaine flexibilité dans mon horaire, donc je ne ressens pas le besoin d’appliquer cette méthode quotidiennement, mais si vous avez tendance à naturellement vous égarer, vaquer à d’autres occupations sans importance, ou à vous laisser distraire, le time blocking peut s’avérer être la meilleure solution pour vous! Devenir plus productive grâce aux blocs de temps est une solution rapide et efficace que vous pouvez appliquer dès maintenant.
POURQUOI LES BLOCS DE TEMPS SONT-ILS AUSSI PUISSANTS?
Je pense que vous avez bien compris comment devenir plus productive grâce aux blocs de temps, mais je juge nécessaire de vous faire quelques rappels, juste au cas où vous auriez encore envie de trouver des excuses pour ne pas les utiliser ;-).
Les blocs de temps vous permettent de :
Vaincre la procrastination
L’envie de procrastiner est un des signes que vous devriez utiliser le time blocking, alors soyez à l’écoute. Le fait de planifier un rendez-vous avec vous-même à l’horaire d’une durée précise et sur une tâche bien définie vous permettra d’attaquer ce que vous avez envie de repousser. Le sentiment d’avancement qui sera ensuite créé vous motivera à poursuivre et à continuer. C'est ce qu'on appelle créer un momentum.
Avancer même quand vous n’avez pas le temps
Tout le monde a assez de temps. Le défi, c’est simplement de savoir bien utiliser son temps. Si vous avez l’impression de manquer d'heures pour travailler sur vos projets ou les objectifs qui vous tiennent à cœur, c’est un autre signal que vous avez besoin des blocs de temps. Essayez-le, même si vous n’avez pas le temps, et vous verrez par vous-même combien de temps vous gagnerez!
Prioriser ce qui est important
Se prioriser et prioriser les tâches qui sont importantes et non urgentes est un défi, j’en conviens. La solution simple et efficace pour parvenir à travailler sur ses priorités est de les planifier à l’horaire, sous forme de bloc de temps. Ai-je besoin de vous dire pourquoi ;-)?
Rester concentrée
Votre concentration est précieuse et fragile. Si vous aspirez à devenir plus productive, vous devez accorder beaucoup d’importance à votre concentration. Le time blocking est une stratégie que vous pouvez rapidement mettre en place afin de vous aider à focusser sur ce qui importe. En d’autres mots, le time blocking vous permet de travailler moins, mais plus intelligemment.
Éviter de vous poser des questions
Savez-vous combien de questions nous nous posons quotidiennement? Environ 35 000. Je ne sais pas pour vous, mais moins j'ai de décisions à prendre, mieux je me porte! Si vous décidez et planifiez en avance ce sur quoi vous allez travailler et la durée que vous accorderez à ces tâches, vous donnerez une pause à votre cerveau en vous évitant un bon nombre de questions. De plus, c’est prouvé que si vous faites face à une longue to-do list, vous vous tournerez toujours vers la tâche la plus facile ou la plus rapide à exécuter. Pour plus de détails sur le sujet, lisez mon article Votre to-do list peut gravement vous nuire.
CONCLUSION
Comme vous l’avez sans doute constaté, vous avez le pouvoir de devenir plus productive grâce aux blocs de temps, et vous pouvez le faire dès maintenant. Les blocs de temps sont des rendez-vous personnels que vous planifiez à votre agenda. Vous pouvez les utiliser quotidiennement, ou uniquement au besoin. La clé est d’abord d’honorer ce précieux rendez-vous que vous avez avec vous-même, et d’éviter de vous laisser distraire afin que vous gardiez le focus, parce que c’est en restant concentrée que vous aurez un réel sentiment d’avancement.
Je vous invite à passer à l’action maintenant. Choisissez aujourd’hui une tâche que vous repoussez ou bien un projet qui vous tient à cœur, mais que vous repoussez constamment en raison d’urgences. En appliquant les principes présentés dans ce billet-ci, bloquez-vous le temps nécessaire à l’agenda et honorez ce RDV comme si quelqu’un d’autre était impliqué.
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