Avez-vous le sentiment d'être éparpillée? Est-ce que les outils que vous utilisez actuellement vous ressemblent? Vous sentez-vous supportée par les applications que vous utilisez au quotidien? J'ai bien beau être organisée et être passionnée par la planification, sans ces outils essentiels que je vous présente dans cet article, je ne pourrais pas être aussi productive! Si vous avez envie vous aussi d'augmenter votre niveau de productivité et de complémenter votre planification, poursuivez votre lecture. Sans plus tarder, voici les 15 outils qui m'aident à rester organisée et efficace au quotidien.
1. AGENDA PAPIER (qui inclus ma to-do list)
Je sais que plusieurs professionnels en gestion du temps affirment qu'un agenda papier ET une to-do list sont deux choses bien différentes et qu'ils doivent être gérés séparément. Par contre, pour avoir fait une étude de marché il y a quelques mois, 84% de ma clientèle gère ses tâches et ses rendez-vous au même endroit, soit dans leur agenda. Et vous savez quoi? Même moi j'écris mes tâches dans mon agenda afin de m'éviter d'avoir deux outils! J'en conviens que les agendas actuels ne sont pas conçus pour écrire nos tâches efficacement, et c'est pour cette raison que je travaille actuellement sur la création de mon premier agenda imprimé. Stay tuned ;-)!
Donc ce n'est pas un hasard si l'agenda apparaît au top de ma liste d'outils qui m'aident à rester organisée et efficace au quotidien. Je le consulte plusieurs fois par jour, j'y écris ma planification de la semaine, mes rendez-vous, mes tâches et quelques notes. Je continue d'utiliser l'agenda papier parce que ça me permet de me libérer (un peu) de l'écran. J'ai aussi le sentiment d'être plus créative et je sais aussi que le fait d'écrire avec un crayon n'a pas le même impact sur mes action que d'écrire sur un clavier.
Si vous avez déjà un agenda, est-ce que vous en optimisez réellement l'utilisation? Lisez mon billet sur le sujet afin de tirer profit au maximum de ce fabuleux outil de gestion du temps.
2. BRAIN DUMP
En d'autres mots, un brain dump, c'est de se vider la tête sur papier. L'objectif principal est de libérer sa charge mentale et d'ainsi voir l'ensemble des choses que nous avons à faire. Personnellement, je le fais à toutes les semaines et sans mon brain dump, j'oublirais assurément de faire un tas de choses! Vous pouvez faire vote brain dump dans un cahier ou sur une feuille mobile, mais si vous voulez un modèle, sachez que vous pouvez télécharger le mien gratuitement. Si vous êtes de type électronique, vous pouvez faire l'exercice du brain dump dans un outil comme Trello par exemple.
Vous avez compris avec la présentation de mon premier outil que j'utilise un agenda papier. Par contre, j'inscris tous mes rendez-vous dans Google Agenda parce j'ai mon cellulaire avec moi en permanence, tandis que mon agenda est pratiquement toujours dans mon bureau. J'adore Google Agenda! Honnêtement, je ne pourrais plus m'en passer et la synchronisation entre mon cellulaire et l'ordinateur est tout simplement parfaite. Avec les codes couleur que je me suis créés, je me retrouve facilement.
Il est possible d'inscrire une grande quantité de détails dans les événements. De plus, les partages et les invitations sont également possibles. Pour les intéressées, sachez que vous pouvez aussi transférer vos courriels en RDV très facilement si vous êtes avec Gmail. C'est un gros coup de coeur et c'est d'ailleurs un outil que je partage à plusieurs de mes clientes. C'était pour moi évident qu'il allait figurer dans ma liste des 15 outils qui m'aident à rester organisée et efficace au quotidien.
4. THE PRODUCTIVITY PLANNER
Lorsque j'ai une journée particulièrement chargée et que je ne peux absolument pas me permettre de me laisser distraire, j'utilise The Productivity Planner. Il s'agit de mon planificateur préféré (créé par la compagnie américaine Intelligent Change) et c'est également un outil que je recommande à l'occasion à mes clientes de mon service d'accompagnement. Je l'utilise uniquement lorsque j'en ressens le besoin. La méthode Pomodoro qui est une technique de gestion du temps réellement intéressante est intégrée au planificateur, donc c'est selon moi une raison de plus pour l'adopter! Notez toutefois qu'il est en anglais.
J'avoue avoir beaucoup de difficulté à trouver un planificateur en français qui soit de qualité et qui répond réellement à mes besoins. Si vous avez des coups de coeur, partagez-les dans les commentaires afin d'en faire bénéficier mes lectrices.
5. TRELLO
J'ai toujours un onglet Trello d'ouvert sur mon ordinateur. Je l'utilise un peu comme un brain dump pour certaines sphères de mon travail. Par exemple, dès que j'ai une idée de sujet d'infolettre, de publication pour les médias sociaux ou pour un billet de blogue, je m'empresse d'aller inscrire l'idée sur un de mes tableaux Trello. Ainsi, je libère mon esprit de cette idée tout en m'assurant que je ne l'oublierai pas. Je peux ensuite retourner me concentrer sur ce que je faisais. La synchronisation entre l'ordinateur et l'application du téléphone intelligent se fait super bien aussi!
6. GOOGLE DRIVE
Google Drive est une fabuleuse solution de stockage infonuagique qui vous permet d'avoir accès à vos documents de n'importe quel appareil et peu importe où vous vous trouvez. Vous avez uniquement besoin d'Internet! J'ai utilisé la version gratuite de Google Drive pendant un bon nombre d'années, mais depuis la création de La Planificatrice, je me suis procurée la version payante afin d'avoir un espace de stockage plus grand et j'en optimise l'utilisation. La version gratuite est vraiment extra pour débuter, mais la version pro me permet aussi d'avoir un courriel professionnel.
J'utilise cette plateforme pour entre autres partager mes outils gratuits aux membres de ma communauté. Également, bien que mes documents et dossiers électroniques sont tous enregistrés sur un disque dur, j'ai maintenant une copie sur mon Google Drive. La beauté, c'est que tout se synchronise à merveille, peut importe l'appareil que vous utilisez. Vraiment, cet outil me permet de rester organisée au quotidien et à l'année!
7. MINUTERIE
Il m'arrive assez souvent d'utiliser la méthode Pomodoro pour travailler et afin de m'assurer de ne pas passer droit, je programme une minuterie qui me signale le moment où je dois m'arrêter pour prendre une pause. Je programme aussi très souvent ma pause pour ne pas me laisser distraire. Lorsque nous savons qu'une minuterie est en marche, nous nous conditionnons automatiquement à être concentrée et productive. Dans mon cas, ça marche à tous les coups et c'est pour cette raison que la minuterie est un des 15 outils qui m'aident à rester organisée et efficace au quotidien.
Anciennement Wunderlist, cette application est idéale pour garder au même endroit nos dizaines de to-do lists! Je l'utilise principalement pour la maison et ma sphère personnelle. Nous avons une liste pour chacun des magasins auxquels nous allons (ex : épicerie, Costco, pharmacie, IKEA, etc.) et nous avons aussi quelques listes de projets (par exemple, certains travaux à compléter dans la maison). Mon chum et moi avons le même compte, donc quand j'ajoute par exemple du lait sur la liste d'épicerie, la liste se synchronise automatiquement de son côté.
9. MODE AVION
Je parle très souvent de cette fonctionnalité que nous avons sur nos appareils mobiles et si je me permets de me répéter aussi souvent, c'est parce que cet outil fonctionne réellement. Lorsque j'ai envie de me laisser tenter par les distractions, je me mets en mode avion et je suis ainsi capable de garder ma concentration au même endroit et j'augmente ainsi ma productivité.
10. CAHIER DE NOTES
Ha les cahiers de notes! Vous en avez combien? C'est facile de rester organisée avec un cahier de notes, mais c'est aussi très facile de se perdre. Personnellement, j'en possède quatre et je vous expose comment je les utilise.
1. Le premier est mon journal de gratitude. Je l'utilise à tous les matins et j'y inscris 5 gratitudes ainsi que 10 rêves. J'utilise ce même cahier lorsque j'ai envie d'écrire pour le plaisir ou si je désire pousser mes réflexions personnelles.
2. Mon second cahier est, comme je l'appelle, mon journal de l'entrepreneur. Je l'utilise quand j'en ressens le besoin et j'y inscris des choses qui sont uniquement reliées à mes défis ou à mes réussites en tant qu'entrepreneure. J'ai tendance à écrire tout particulièrement lorsque je fais face à un obstacle et cette pratique me permet souvent de trouver de belles réponses. C'est fou à quel point l'écriture est une activité puissante!
3. Mon troisième cahier est dédié aux notes professionnelles. Donc lorsque je parle à un fournisseur ou à un partenaire par exemple, j'inscris les notes de mes appels à cet endroit.
4. Et enfin, mon dernier cahier est uniquement dédié aux notes que je prends pendant mes rencontres avec mes clientes. Il m'est alors facile de revenir sur certains points lorsque nécessaire parce que je sais que chacune de mes séances est documentée dans ce carnet.
11. LASTPASS
Cette application me permet de gérer mes mots de passe avec beaucoup de facilité! Si vous ne la connaissiez pas, sachez que c'est hyper simple et lorsque vous êtes à l'ordinateur, l'application se greffe à votre navigateur, donc vous n'avez plus besoin de taper les mots de passe à chaque fois. Lastpass est très sécuritaire en plus!
12. EXCEL
Je suis une amoureuse d'Excel, alors c'était évident que cet outil allait faire partie de mes 15 essentiels. Je partage cette passion avec entre autres deux anciennes collègues que j'ai même envie de nommer ici: Elise Cormier-Roussel et Véronique Pâquet ;-). (Les filles, nous devrions lancer une formation Excel en ligne hihi!!). Sérieusement, si Excel ne fait pas encore partie de votre vie ou si vous vous laissez intimider par ce chiffrier, sachez qu'il pourrait devenir un de vos outils préférés.
Personnellement, j'utilise Excel pour créer mes factures, faire le suivi de ma facturation et de mes soumissions, pour créer et suivre mes échéanciers, pour établir mes budgets et pour rester organisée de façon générale.
13. GMAIL
J'ai travaillé une dizaine d'années avec la version professionnelle d'Outlook et je dois dire que je l'adorais. Lorsque je suis passée à Gmail (d'abord la version gratuite et maintenant la version professionnelle et payante), je ne faisais que trouver des défauts. Maintenant que je me suis bien familiarisée avec ce fantastique outil, je peux dire que je suis vendue ;-). Gmail me permet d'avoir accès à mes courriels personnels et professionnels en tout temps, de différents appareils et de la même boîte de réception. La configuration de la boîte de réception étant très poussée, je peux ainsi gagner en efficacité en l'adaptant à ma réalité.
Ce que j'aime par-dessus tout, c'est que mes courriels (Gmail) et mon agenda électronique (Google Agenda) se parlent et se synchronisent. J'adore! Si la gestion des courriels est un défi pour vous, assurez-vous de lire mon article sur le sujet. J'y partage mes meilleurs trucs pour gérer ses courriels avec efficacité et légèreté.
14. CANVA
Parmi les 15 outils qui m'aident à rester organisée et efficace au quotidien, j'ai envie de vous parler de Canva parce que depuis que j'ai adhéré à la version payante, il me permet de sauver beaucoup de temps. Canva est un outil de design numérique qui permet de créer des graphiques et visuels de qualité avec beaucoup de facilité.
Si vous utilisez déjà Canva régulièrement, bien que la version gratuite soit très convenable, je vous recommande d'investir dans la version payante afin d'économiser du temps. Vous aurez automatiquement accès à leur banque infinie de magnifiques images et les fonctionnalités sont plus complètes. Grâce à Canva, je suis en mesure de gérer tous les éléments de mon branding et visuel au même endroit.
15. MAILCHIMP
Lorsque qu'on a une entreprise, l'une des choses qui a le plus de valeur est la liste de courriels. Pour ma part, je gère les précieuses abonnées de mon infolettre dans la plateforme Mailchimp. Je sais qu'il existe un grand nombre de gestionnaires de courriels du genre, mais je trouve mon compte avec Mailchimp parce qu'il est vraiment facile à utiliser.
CONCLUSION
Ces outils sont mes essentiels, mais ça ne veut pas dire qu'ils doivent devenir vos essentiels à vous aussi. Si certaines de mes propositions vous parlent, n'hésitez pas à les essayer, mais si ceux que vous utilisez présentement vous conviennent et que vous obtenez de bons résultats, poursuivez avec ceux-ci.
Notez que les 15 outils qui sont présentés dans cet article ne sont que des compléments à une planification optimale. Gardez en tête que la planification est plus importante que les outils parce que ce ne sont pas ceux-ci qui vous donneront plus de temps. Si la planification représente un défi pour vous ou si vous aimeriez passer à un autre niveau avec votre méthode de planification actuelle, je peux vous aider. Je vous invite à jeter un oeil à ma formation en ligne Planifier pour se réaliser. Les leçons qui y sont enseignées pourraient littéralement changer le cours de votre année parce que je vous outille afin que la planification fonctionne sur le long terme dans votre vie. Ai-je piqué votre curiosité? Cliquez ici afin de tout connaître les détails de cette formation unique.
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