Avez-vous déjà été obligée de revoir complètement la planification de votre journée, de votre semaine (ou même de votre mois!) en raison d'un imprévu? Avouez que c'est frustrant! J’ai bien beau être experte en planification et passionnée par celle-ci, sachez que ça m’arrive de faire face à des murs du genre ;-). L’objectif de mon article est de vous expliquer comment ajuster sa planification lorsqu'un imprévu survient, pour que vous puissiez remplacer la frustration et la culpabilité de ne pas en faire assez, par un sentiment de réussite!
Avant de débuter, clarifions ce qu'est un imprévu, parce qu'il peut être de petite, de moyenne ou même de grande envergure. Nous avons aussi souvent tendance à croire que les imprévus sont négatifs alors qu'au contraire, ils peuvent être très positifs. J'oserais même dire que si l'imprévu est positif, il devient plus « dangereux » parce que nous pouvons facilement être tentée d'y accorder plus de temps qu'il n'en demande.
Un imprévu est un événement ou une demande externe qui survient, alors qu'il n'était pas planifié ou attendu.
Pour vous donner quelques exemples, un petit imprévu pourrait être l'appel d'un client qui vous demande de faire une mise à jour dans le rapport que vous lui avez produit, ou votre conjoint qui vous demande de finalement aller chercher les enfants à l'école car sa réunion doit se prolonger. Un imprévu de moyenne envergure pourrait être l'arrivée d'un nouveau dossier urgent sur votre bureau qui doit absolument être traité cette semaine, ou bien votre fille qui est malade et qui doit rester à la maison (avec vous!) quelques jours. Quant à un gros imprévu, il pourrait s'agir du départ d'une collègue de votre équipe, ou même de l'arrivée d'un bébé surprise!
3 ÉTAPES - COMMENT AJUSTER SA PLANIFICATION LORSQU'UN IMPRÉVU SURVIENT
Pas plus tard que la semaine dernière, j'ai été malade pendant 5 jours. Au début de la semaine, j'ai cru que ça n'allait pas durer, mais plus les heures et les jours avançaient, plus je me rendais à l'évidence : j'avais besoin de repos. Bien que ma tête voulait aller de l'avant, mon corps refusait de coopérer. Auparavant, j'aurais été envahie par l'angoisse et la culpabilité, donc j'aurais sans doute apporté mon ordinateur dans mon lit, même si mon efficacité était quasi nulle. Mais la semaine dernière, malgré mon imprévu de maladie, je n'ai peut-être pas avancé autant que je l'avais initialement planifié, mais j'ai quand même terminé la semaine avec un savoureux sentiment d'accomplissement. Je vous expose le processus à travers duquel je suis passée ci-dessous.
ÉTAPE 1 : PRENDRE DU RECUL POUR MIEUX ANALYSER
La prise de recul est un sujet auquel j'accorde beaucoup d'importance cette année, sans doute parce que j'ai moi-même de la difficulté à l'appliquer. Alors comment ajuster sa planification lorsqu'un imprévu survient? La première chose que je vous recommande de faire est de s'arrêter, de respirer et de regarder.
Le premier réflexe que nous sommes portées de faire lorsqu'un imprévu pointe le bout de son nez, c'est d'attaquer le problème avec frustration afin de passer à autre chose le plus rapidement possible.
Je vous invite donc à intégrer un peu de conscience et de douceur dans votre approche (même si c'est difficile!) et de vous poser des questions comme celles-ci :
De quel imprévu s'agit-il?
Ne mêlez pas les cartes et assurez-vous de mettre le doigt sur l'imprévu, et non les impacts qui sont causés par l'imprévu initial, car ce ne sont pas les mêmes choses. Un problème est toujours plus vite réglé lorsqu'il est identifié à la source.
Est-ce que cet imprévu est important?
Ce n'est pas parce que quelque chose atterri soudainement dans votre cour que vous devez automatiquement vous en occuper. Prenez le temps d'évaluer l'importance de l'imprévu en question et vous pourrez ensuite prendre la décision d'y faire face, ou de ne pas y donner suite... parce que oui, c'est permis! Dans le cas de mon problème de santé de la semaine dernière, je ne pouvais pas vraiment l'éviter, mais si par exemple une demande quelconque vous est faite et qu'elle n'est à votre sens pas importante, vous pouvez refuser. Si vous avez de la difficulté à distinguer l'urgent de l'important, lisez mon billet de blogue sur la matrice d'Eisenhower.
Est-ce que cet imprévu est urgent?
Nous avons la drôle d'habitude de toujours considérer les imprévus comme étant urgents. Que ce soit un courriel d'un client, un appel du patron ou une demande d'un collègue, sachez que cet imprévu n'est pas nécessairement urgent. Mon conseil est d'apprendre à poser cette question aux gens lorsqu'ils vous font des demandes : « Pour quand dois-je te revenir? ». Vous serez surprise de constater à quel point les gens ne sont pas aussi pressés que vous ne le croyez! Se questionner quant à l'urgence d'un imprévu est capital, parce que si vous pensiez que votre imprévu était urgent, mais qu'il est en réalité à traiter pour la semaine prochaine... ce n'est plus vraiment imprévu, n'est-ce pas? Si vous avez de la difficulté à évaluer le niveau d'urgence de vos imprévus (ou si vous considérez que tout est toujours urgent), je vous recommande de lire mon article où je parle de la gestion des priorités.
Quel(s) impact(s) cet imprévu a-t'il sur ma vie présentement (et à court, moyen, long terme si l'imprévu est de plus grande envergure)?
Selon les réponses que vous obtiendrez à cette question, vous serez en mesure de mieux adapter votre planification et d'évaluer l'énergie que vous devrez investir dans la solution.
Comment cet imprévu me fait-il sentir?
Si vous êtes comme moi, vous avez peut-être appris à refouler vos émotions et à foncer dans le mur comme si de rien n'était. Est-ce que vous vous reconnaissez? Si je peux vous donner un conseil qui m'aide beaucoup (mais qui est difficile à faire, je l'admets), c'est de prendre quelques instants pour nommer vos émotions et les vivre. Saviez-vous que refouler des émotions, quelles qu'elles soient, cause automatiquement un stress. Ceci est un autre sujet, mais mon point est que si vous faites face à un imprévu qui bousille votre planification, vous avez le droit de pleurer, de dire des gros mots ou d'appeler votre meilleure amie pour vous plaindre ;-). Un 5 minutes de plaintes vaut mieux qu'une journée entière de refoulement!
Je vous ai donné beaucoup de détails afin de vous permettre d'approfondir vos réflexions, mais sachez que vous n'êtes pas obligée de passer 3 heures à répondre à ces questions (quoique vous pouvez très bien le faire aussi!). Quelques minutes à peine peuvent suffire. L'objectif est de décoller votre visage de l'écorce de l'arbre afin que vous ayez un regard frais sur l'imprévu, et une meilleure vue d'ensemble de ce qui s'en vient.
ÉTAPE 2 : VALIDER LES 3 GRANDES PRIORITÉS DE LA SEMAINE POUR MIEUX FOCUSSER
Lorsqu'on se demande comment ajuster sa planification lorsqu'un imprévu survient, je pense toujours aux priorités. Alors sachez que si vous avez une planification de faite lorsque votre imprévu se pointe, la gestion de l'imprévu sera drôlement plus facile à gérer. Et si la planification n'est pas (encore) votre tasse de thé je vous indique dans la conclusion de ce présent article comment je peux vous aider.
Vous savez sans doute que je prône les 3 priorités par semaine. Lorsque j'enseigne à mes clientes ou étudiantes ma stratégie de planification, une étape cruciale du processus est toujours d'identifier clairement les 3 grandes priorités de notre semaine.
Personnellement, je ne commence jamais une semaine sans avoir identifié, dans ma liste de tâches à faire, quelles sont les 3 choses les plus importantes que je dois et que je veux accomplir. En identifiant vos 3 priorités de la semaine, vous vous rendez service, parce qu'elles vous aident à garder le cap sur vos objectifs, votre avancement et votre sentiment d'accomplissement.
Pour reprendre mon exemple de maladie, lorsque j'ai compris que mon souci de santé allait durer plus que quelques heures, je suis allée voir ce que j'avais de planifié pour la semaine. En résumé, j'avais 3 rendez-vous et 41 tâches de planifiés. Sur toutes ces obligations que je m'étais fixées, 3 tâches étaient prioritaires. Je les ai relues et j'ai pris le temps d'évaluer, en considérant ma situation actuelle, si ces 3 priorités étaient toujours d'actualité. Dans mon cas, elles l'étaient toujours, mais si ça n'avait pas été le cas, j'aurais changé mes priorités afin qu'elles cadrent avec ma nouvelle réalité.
Ma vision de la semaine s'est alors transformée. Je suis passée de 3 rendez-vous et 41 tâches à faire, à seulement 3. La pression a diminué, mon focus s'est intensifié, et tout est soudainement devenu réaliste, malgré mon imprévu!
ÉTAPE 3 : AJUSTER LA PLANIFICATION POUR MIEUX AVANCER
Une fois qu'on a pris le recul nécessaire sur l'imprévu en question et qu'on a validé ses priorités de la semaine, il est temps d'ajuster sa planification! Comme l'objectif est d'avancer, il est capital de focusser uniquement sur les 3 grandes priorités que nous avons établies. Toutes les autres demandes qui ne sont pas directement reliées à ces 3 priorités doivent techniquement être mises de côté. Pour ajuster sa planification, c'est relativement simple. Vous n'avez qu'à retenir et à appliquer ces 3 mots :
Reporter
Déléguer
Annuler
Dans mon exemple de la semaine dernière, j'ai reporté les 3 rendez-vous qui était prévus. Un d'entre eux a été fixé pour la semaine d'après, alors que les autres ont été reportés, sans qu'une date ne soit nécessairement fixée. J'ai aussi reporté à la semaine suivante la plupart des tâches que j'avais à faire et qui n'étaient pas reliées à mes 3 grandes priorités de la semaine. Je n'ai rien délégué, parce que ça ne s'appliquait pas pour cette semaine-là, mais je n'aurais pas hésité à le faire si ça avait été nécessaire. Et enfin, il y a 2 tâches que j'ai choisi d'annuler, pour la simple raison qu'elles ne me servaient plus dans mes objectifs de la semaine, considérant mon imprévu.
Le simple fait de rapidement réagir face à un imprévu nous donne beaucoup de confiance et de sérénité. Dans mon cas, comme j'étais malade, j'ai très rapidement repris le contrôle de mon horaire et en l'ayant réorganisé, je me suis réellement donné le droit de me reposer afin de mieux récupérer. Mes tâches et rendez-vous étaient déjà en place pour la semaine à venir, je savais que ne n'oublierais rien, et j'étais aussi convaincue qu'en misant sur mes 3 priorités, que mes projets allaient continuer d'avancer malgré tout.
Si je peux vous transmettre un conseil supplémentaire afin de vous permettre de devenir plus efficace, assurez-vous d'utiliser un agenda dans lequel il est possible d'inscrire vos tâches par jour plutôt que par semaine. Si vous voulez connaître mon agenda coup de coeur (bien évidemment!), découvrez-le ici.
CONCLUSION
Si vous vous demandiez comment ajuster sa planification lorsqu'un imprévu survient, vous devriez maintenant avoir la réponse. Alors la prochaine fois qu'un imprévu frappe à votre porte, pensez à moi et à cet article. Vous n'avez peut-être pas le contrôle sur les imprévus, mais vous avez le plein contrôle sur votre façon de réagir! Les 3 étapes que je vous ai présentées représentent la solution pour ajuster votre planification lorsqu'un imprévu survient. Le degré d'ajustement différera selon l'envergure de l'imprévu, mais au moins, vous n'aurez pas l'impression que votre semaine, que votre planification et que vos objectifs tombent à l'eau!
Les conseils que je vous ai partagés dans cet article vous seront sans doute très utiles, mais il faut d'abord et avant tout avoir l'habitude de bien planifier sa semaine. Est-ce que vous prenez toujours le temps de planifier vos semaines (à la fois vos rendez-vous et vos tâches)? Si ce n'est pas le cas, restez ici, je peux vous aider!
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