Qui était le Président des États-Unis de 1953 à 1961? C’était Dwight D. Eisenhower. Mon but n’est pas de vous relater l’histoire politique des États-Unis, mais plutôt vous introduire à l’un des plus populaires outils de gestion des priorités. Plongez avec moi dans cet article où je vous révèlerai comment vous pouvez vous aussi gérer vos priorités facilement grâce à la matrice d’Eisenhower.
Savoir prioriser est un art qui n’est définitivement pas inné pour tout le monde. Par contre, la gestion des priorités est une aptitude qui s’apprend, peu importe votre titre professionnel ou votre situation personnelle.
Cette matrice de priorisation été initialement créée par le 34e Président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower, afin de de l’aider à identifier les tâches sur lesquelles il devait réellement se concentrer. Cette matrice est aujourd’hui un outil de gestion et de planification très puissant, donc il est tout naturel que je vous explique comment l’utiliser.
Je me souviens encore lorsqu’on m’a parlé de cette matrice pour la toute première fois. Je devais avoir 27 ou 28 ans, la gestion des priorités était un défi quotidien, et je me demandais vraiment pourquoi on ne m’avait pas enseigné ceci à l’école.
Certaines personnes l’utilisent à tous les jours, d’autres à toutes les semaines, alors qu’il y a aussi des gens, comme moi, qui ne l’utilisent simplement lorsqu’ils en ressentent le besoin. L’essentiel est de savoir que cet outil existe, et qu’il est à votre entière disposition.
Lorsque vous vous sentez dépassée et que tout ce que vous avez à faire semble urgent, c’est normalement un bon signal que vous avez besoin de prendre du recul pour mieux voir le portrait des vos priorités.
Cet exercice vous aidera justement à prendre le recul nécessaire afin d’ensuite prendre action sur les choses que vous devriez faire.
COMMENT UTILISER LA MATRICE
L’activité consiste à écrire toutes les choses que vous devez accomplir dans le bon cadran, qui sont d’ailleurs expliqués individuellement ci-dessous. Si vous utilisez l’Agenda de La Planificatrice, profitez des pages pointillées qui sont présentes à chaque semaine et chaque mois pour faire votre matrice, si tel est votre souhait. Cela vous permettra de voir votre évolution au fil du temps. Autrement vous pouvez bien entendu utiliser n’importe quel bout de papier.
Cadran 1 : Urgent et important
Il est ici question de quelque chose qui demande votre attention immédiate (urgent), et qui est directement relié à vos objectifs de réalisation (important). Alors que les choses urgentes peuvent souvent être déléguées, les tâches importantes devraient normalement être faites par vous-même.
De par mon expérience, les tâches urgentes peuvent rapidement prendre le contrôle de votre horaire sans même que vous ne vous en rendiez compte. Les tâches urgentes sont les feux qui sont à éteindre. Sachez une chose : ce qui est urgent est rarement important, et ce qui est important est rarement urgent. Ne faites donc pas l’erreur de prétendre que l’entièreté des tâches que vous devez accomplir doit se retrouver dans le Cadran 1. Si vous ne voulez pas avoir l’impression de courir à droite et à gauche du lundi au vendredi, lorsqu’une demande survient (un client, un patron, un enfant, un collègue, un courriel, etc.), questionnez-vous à savoir si la demande est vraiment urgente.
Un des points les plus importants à retenir, lorsqu’il est question de priorisation, c’est que les demandes venant de l’externe comme les appels, les courriels ou les gens qui frappent à notre porte pour prendre un peu de notre temps, sont en réalité les priorités de quelqu’un d’autre. Je vais donc le dire autrement, parce je juge que c’est important : quand vous répondez à un courriel, vous gérez la priorité de quelqu’un d’autre. Si vous ne faites que répondre aux urgences des autres et automatiquement considérer qu’elles sont importantes sans réellement vous donner la peine de l’analyser, vous n’arriverez jamais à gérer vos propres priorités sainement.
Exemples de tâches pouvant apparaître dans le Cadran 1 : préparer un rapport pour la fin de la journée, s’inscrire à une formation qui tire à sa fin, gestion de crise, commander auprès d’un fournisseur afin de respecter les délais prévus, etc.
À retenir : ces tâches sont à traiter en priorité et vous devriez y accorder votre énergie.
Cadran 2 : Important et non urgent
Ce cadran-ci est mon favori, parce j'y retrouve normalement ce que j’aime le plus faire, soit des tâches qui sont directement reliées à mes objectifs de réalisation (importantes), mais qui ne requièrent pas mon attention dans l’immédiat (non urgentes).
Si vous connaissez les 4 zones de productivité développés par Michael Hyatt, vous comprendrez rapidement que les items du Cadran 2 sont très souvent les mêmes qu’on retrouve dans la Zone désirée.
En théorie, ce qui figure normalement dans ce cadran est ce qui vous fera avancer directement vers vos objectifs, d’où l’importance de les prioriser, même si ces tâches ne sont pas urgentes. Encore une fois, si vous utilisez l’Agenda de La Planificatrice, je vous encourage de choisir vos 3 priorités hebdomadaires en fonction de ce cadran-ci, pour que vous vous rapprochiez de vos objectifs annuels. C’est ainsi une excellente façon d’arriver à non seulement atteindre vos buts et de vous réaliser, mais également d’arriver à passer à travers la liste de choses que vous repoussez sans doute semaine après semaine.
Exemples de tâches pouvant apparaître dans le Cadran 2 : suivre une formation pour vous permettre de développer vos aptitudes dans un domaine quelconque, développer des outils professionnels, faire du contrôle qualité, planifier votre semaine, etc.
À retenir : vous n’avez pas besoin de les faire tout de suite. Planifiez-les et bloquez-vous du temps à l'agenda pour réellement les faire et éviter de les repousser éternellement!
Cadran 3 : Urgent et non important
Je vous avise tout de suite, la première fois que vous utiliserez la matrice, il y a de fortes chances que cette case soit pratiquement vide, parce que vous considérerez naturellement que vos tâches urgentes sont TOUTES importantes.
Je me permets donc un gentil rappel ;-) : ce qui est urgent est rarement important, et ce qui est important est rarement urgent.
Alors les tâches de ce cadran-ci sont celles qui requièrent votre attention immédiate (urgentes), mais qui ne sont pas reliées à vos objectifs de réalisation (non importantes). Mon conseil est alors ici de déléguer tout ce que vous pouvez, parce que comme ce n’est pas important, quelqu’un d’autre pourrait très bien le faire. Si vous n’avez pas d’équipe, ou si vous travaillez en solo, je pousse donc ce cadran un peu plus loin, et je vous invite à littéralement remettre en question ce que vous avez à faire. Parce que vous savez, c’est permis d’abandonner une tâche ;-). Parfois, lorsque quelque chose est urgent, nous nous sentons obligées d’y donner suite alors que parfois, c’est possible de tout simplement laisser faire.
Exemples de tâches pouvant apparaître dans le Cadran 3 : répondre à un courriel, retourner un appel, etc.
À retenir : déléguez ces tâches à quelqu'un d'autre, vous n’avez pas besoin d'être l'exécutrice.
Cadran 4 : Non urgent et non important
Nous voilà enfin au dernier cadran, et non le moindre. Il se peut qu’il soit vide, parce que plusieurs des tâches qui cadrent dans ce quatrième cadran sont plus souvent qu’autrement dans notre tête, et non à notre agenda. Je fais notamment allusion aux distractions qui nous entourent. Alors si les choses que vous avez à faire sont ni urgentes, ni importantes, devriez-vous réellement investir votre précieux temps et énergie à les faire?
Exemples de tâches pouvant apparaître dans le Cadran 4 : aller sur les médias sociaux, aller sur Internet, écouter une vidéo, lire une infolettre, etc.
À retenir : il s'agit sans doute d'une distraction, donc abandonnez cette tâche.
CONCLUSION
La gestion des priorités est à la base même de la gestion du temps, parce que si les priorités sont mal gérées, l’impression de passer sa semaine à éteindre des feux est imminente. C’est important de connaître ses priorités, mais que fait-on ensuite?
Si vous souhaitez développer davantage vos compétences quant à la gestion des priorités, ne manquez pas de vous inscrire au webinaire gratuit La gestion efficace des priorités.
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