3 OUTILS ÉLECTRONIQUES POUR GAGNER DU TEMPS (15 HEURES PAR MOIS)
Vous arrive-t-il de remettre en question vos méthodes de travail du quotidien ou les outils que vous utilisez à chaque semaine? Cette remise en question pourrait vous faire gagner un temps fou, donc permettez-moi de vous aider à prendre un pas de recul et revoir certaines de vos façons de faire. Trois sujets seront abordés ici: les réunions et rendez-vous, la concentration, ainsi que la création de contenu. Au moyen de ce billet, je souhaite vous partager les outils que j'utilise sur une base régulière et qui me permettent de gagner des dizaines d'heures à chaque mois (vous n'avez pas besoin d'être entrepreneure pour en avoir besoin). Sans plus tarder, les 3 outils électroniques pour gagner du temps que je vous présente ici sont Calendly, Momentum et Creative Market. Ensemble, ces outils me font gagner au moins 15 heures par mois. Prête à les découvrir? Allons-y!
CALENDLY - Me permet de gagner au moins 1 heure par semaine
Connaissez-vous Calendly? Il s'agit d'un logiciel de planification de rendez-vous en ligne formidable qui a le potentiel de vous faire sauver un temps fou. Ce qui est ironique, c'est que je connais cet outil et ses avantages depuis un bon moment, même que je le réfère à mes clientes depuis 2 ans... mais je viens tout juste de commencer à l'utiliser. Pour reprendre exactement ce qui est écrit sur leur site web: « Calendly est votre plateforme d'automatisation de la planification pour éliminer les tracas des innombrables échanges d'e-mails pour trouver le moment idéal, et bien plus encore. »
Pour vous aider à comprendre le vrai processus qui se cache derrière chaque réunion de nos jours, j'aimerais vous présenter un petit scénario et je suis persuadée que vous vous reconnaitrez ;-). Que ce soit sur Slack, Messenger ou par courriel, ce petit préambule s'applique:
Rose: Salut Kathie, pouvons-nous nous rencontrer bientôt pour travailler sur notre projet commun?
Kathie: Oui, bonne idée. Quand es-tu disponible?
Rose: Je suis vraiment occupée ces temps-ci. Je serais disponible la semaine prochaine, lundi à 14 h ou jeudi à 13 h.
Kathie: Je ne suis pas disponible à ces moments-là. Est-ce que le lundi de la semaine suivante, en matinée, serait envisageable pour toi?
Rose: Non, je suis déjà en réunion. Le mardi alors?
Kathie: Pas possible non plus, j'ai ma rencontre annuelle. On essaie la semaine d'après?
Rose: Je crois que ce sera trop tard, on devrait essayer de le faire avant?
Kathie: Je viens de vérifier à nouveau et j'ai finalement une disponibilité dans mon horaire ce vendredi, est-ce que tu pourrais?
Rose: Euréka, je suis disponible toute la journée! À 8 h 30, ça te va?
Kathie: Je ne suis normalement pas arrivée au bureau avant 9 h le matin, alors si on se dit 9 h 30, c'est correct pour toi?
Rose: Oui, c'est bon. Je le mets à mon calendrier tout de suite!
Kathie: Super, merci! Peux-tu m'envoyer l'invitation électronique STP?
Rose: Oui, avec plaisir, je le fais à l'instant.
Rose: (elle prend quelques minutes pour créer l'événement électronique et elle invite ensuite Kathie).
La veille de la réunion (parce que non, l'histoire ne s'arrête pas là!):
Rose: Allô Kathie, es-tu toujours dispo pour demain?
Kathie: Oui, toujours disponible! Veux-tu que je t'envoie le lien Zoom ou si tu t'en occupes?
Rose: Tu peux le faire.
Kathie: (elle prend quelques minutes pour créer l'événement Zoom et l'envoyer à Rose)
Kathie: Parfait! Le voici. À demain.
Rose: Bien reçu, à demain!
17. Il y a eu 17 échanges entre Kathie et Rose. DIX-SEPT! Ce sont de courts messages, elles écrivent toutes les deux très vite au clavier de leur ordinateur, mais le temps estimé pour tous ces échanges est d'environ 30 minutes, sans compter le temps perdu qui aura été occasionné par une perte de concentration sur ce qu'elles étaient en train de faire entre ces différents échanges. Peut-être que vous croyez que ce n'est pas très long, mais si vous avez plusieurs réunions à planifier avec différents intervenants, les minutes se transformeront rapidement en heures!
Et si ce nombre impressionnant était réduit à 2 échanges seulement?
Avec Calendly, c'est possible. Voici le scénario beaucoup plus court:
Rose: Salut Katie, pouvons-nous nous rencontrer bientôt pour travailler sur notre projet commun?
Kathie: Oui, bonne idée. Voici mon lien Calendly. Tu n'as qu'à choisir le moment qui te convient le mieux. À bientôt!
FIN DE L'HISTOIRE.
Vous devez vous demander ce qui se passe, n'est-ce pas? Je vous donne quelques détails:
Kathie a un compte Calendly. Son compte est lié à son calendrier électronique. Kathie a également défini en avance des plages horaires où elle peut prendre des rendez-vous. Par exemple, si elle arrive au bureau à 9 h tous les matins et qu'elle ne veut avoir aucune réunion avant 9 h 30, les plages horaires ne débuteront jamais avant cette heure. Elle peut aussi s'assurer de ne jamais avoir de réunion après une certaine heure, et même qu'elle peut s'assurer de toujours avoir une période tampon précise entre chacune de ses réunions.
Ce n'est pas tout! Lorsque Rose cliquera sur le lien, non seulement elle verra uniquement les plages horaires où Kathie est disponible, mais lorsqu'elle choisira le moment, Rose recevra automatiquement une convocation électronique et Kathie sera avisée qu'on vient de réserver une réunion avec elle.
Je me doute que vous trouvez déjà ceci extraordinaire, mais ce n'est pas tout!!! Selon la plateforme de réunion virtuelle que vous utilisez (par exemple, Zoom), le lien de connexion se crée automatiquement et s'ajoutera dans la convocation électronique. Et cerise sur le sundae: si vous avez un forfait payant avec Calendly, Rose recevra un courriel de rappel 24 heures avant la réunion avec, encore une fois, le lien de connexion. Incroyable non? Des 3 outils électroniques pour gagner du temps que je vous présente ici, celui-ci est celui que j'utilise depuis le moins de temps et que j'aurais aimé l'intégrer bien avant.
Si vous utilisiez à votre tour Calendly, un grand nombre de communications seraient éliminées, votre charge mentale serait libérée et vous gagneriez BEAUCOUP de temps! Dans mon cas, je gagne au minimum 1 heure par semaine.
De plus, si en cours de route, Rose a un imprévu et doit changer la date ou l'heure du rendez-vous, tout peut être fait via Calendly et Kathie sera avisée sans être dérangée par différents courriels et échanges.
Comme cet outil-là semble parfait, vous devez penser que son utilisation est dispendieuse, je me trompe? Et bien non. En vérité, la version gratuite est vraiment complète et avec celle-ci, vous obtiendrez tous les avantages présentés dans mon précédent scénario, à l'exception de la notification 24 heures à l'avance. La version payante est beaucoup plus poussée (ça vaut la peine de l'explorer en vous abonnant), mais pas nécessairement obligatoire.
Personnellement, j'utilise la version payante qui n'est que 10$/mois (ou 8$/mois si vous payez annuellement) et c'est suffisant pour mes besoins actuels. Pour moi, il était requis qu'une notification soit envoyée 24 heures à l'avance à mes clientes, parce que je le faisais manuellement auparavant. De plus, ce que j'aime de cette version, c'est que je peux me créer plusieurs événements (ex: réunion de 30 minutes, réunion de 60 minutes, séance d'accompagnement personnalisé, appel découverte, etc.) et selon le motif de la réunion, je partage le bon lien aux gens.
Afin de vous donner une idée, voici ce que les clientes de mon service d'accompagnement voient lorsqu'elles choisissent une plage horaire pour leur prochaine séance:
En prime, si c'est utile pour vous, je vous encourage à intégrer votre lien Calendly dans votre signature courriel ou sur votre site web, si vous devez fréquemment planifier des rencontres.
Bon, je vais m'arrêter ici, mais vous pouvez constater que je suis entièrement vendue. Si vous êtes quelqu'un qui planifie des réunions, vous ne pouvez pas vous passer de Calendly!
MOMENTUM - Me permet de gagner au moins 2 heures par semaine
J'ai découvert Momentum il y a quelques mois, et depuis, je l'utilise à TOUS LES JOURS et il m'aide incroyablement à rester focus tout au long de la journée! Fait intéressant (et important!): il s'agit d'une entreprise Canadienne :-)!
Alors Momentum, c'est quoi? Il s'agit d'une extension Chrome qui vous permet de soutenir votre concentration lorsque vous travaillez. Le principe est simple: lorsque l'extension est ajoutée, à chaque fois que vous ouvrez une page sur le navigateur Chrome, la même page apparaîtra et elle ressemblera à ceci (en prime, vous pouvez la personnaliser).
Cette page a pour but de vous rappeler votre priorité du jour, de vous inspirer et de remettre votre focus au bon endroit (dans mon exemple, ma priorité est de rédiger une infolettre). Avouez que c'est facile de perdre le fil de nos priorités au cours de la journée, n'est-ce pas? Momentum est là pour ça! La prochaine fois que vous serez tentée d'aller faire autre chose sur Internet, ou si vous aviez simplement oublié votre priorité du jour, cette page vous le rappellera!
En fait, la première page que vous ouvrirez dans votre journée vous demandra d'inscrire votre priorité et ensuite, elle vous le rappellera automatiquement.
Mais ça ne s'arrête pas là. Les avantages et les fonctionnalités sont nombreux et je vous présente mes coups de coeur.
En un premier temps, et c'est très important pour moi, la configuration est esthétiquement jolie et facile à utiliser.
Momentum est lié à une banque d'images de qualité et de merveilleux paysages qui ont comme objectif de nous motiver à chaque jour. Si vous préférez mettre des photos de votre famille, de votre chien, de votre prochain voyage ou de votre vision board, il est également possible de le faire!
Toujours dans le but de vous motiver, une citation inspirante est proposée à chaque jour (et si vous ne l'aimez pas, vous pouvez même passer à la suivante). Tout comme les photos, vous pouvez importer vos propres citations ou affirmations motivantes.
Si vous voulez créer un certain sentiment d'urgence à vos journées, vous pouvez remplacer l'heure par le pourcentage écoulé de votre journée, selon vos heures de travail. Donc si vous travaillez de 9 h à 17 h, et que vous ouvrez une page web à 16 h, vous verrez un gros « 90% » s'afficher à l'écran. Avouez que ça incite à avancer ;-).
Une autre option très intéressante est la possibilité de mettre des sons ambiants afin de nourrir notre concentration. Que ce soit le bruit des vagues, de la pluie, de gens qui parlent ou bien votre propre compilation, en seulement quelques clics, tout est prêt!
Et enfin, ma fonctionnalité favorite de Momentum est nulle autre que le Pomodoro. Je peux maintenant gérer la minuterie de mon Pomodoro directement via cette plateforme. Les blocs sont automatiquement programmés à 25 minutes (et 5 minutes pour les pauses), mais il est possible d'ajuster la durée selon vos besoins. C'est le rêve! C'est notamment cette fonctionnalité qui me fait gagner 2 heures par semaine.
Je vais m'arrêter ici parce que ce billet n'est pas uniquement dédié à Momentum, mais sachez que vous pouvez aussi y programmer vos liens Internet favoris, y intégrer vos tâches (ex.: To-do ou Asana par exemple), suivre vos habitudes et prendre des notes. Il y a aussi d'autres fonctionnalités, mais je vous laisse les découvrir sur leur site juste ici. Assez incroyable, n'est-ce pas?
Vous devez maintenant vous demander quel est le coût? En fait, il y a deux plans, donc c'est très simple. Le premier plan est totalement (et éternellement) gratuit et il vous permet de garder le focus à tous les jours. La version payante est à 4,95$/mois (ou 3,33$/mois si vous payez annuellement) et vous avez accès à absolument TOUT. En réalité, des 3 outils électroniques pour gagner du temps que je vous présenter aujourd'hui, celui-ci est le plus simple à mettre en place!
De plus, si l'option payante est celle dont vous avez besoin, vous obtiendrez 10% de rabais en cliquant sur ce lien. Comme cet outil est pleinement aligné avec ce que prône La Planificatrice, c'était pour moi tout naturel de m'associer à eux. Pour conclure, sachez que la version française n'est pas encore disponible, mais ça s'en vient!
CREATIVE MARKET - Me permet de gagner au moins 5 heures par mois
Est-ce que vous utilisez Canva ou est-ce que vous publiez à l'occasion sur les médias sociaux? Si vous avez répondu « oui » à l'une de ces questions, je me doute que vous devez passer beaucoup de temps à créer des visuels qui seront à la fois jolis et éducatifs.