On dit qu'un des secrets de productivité d'Elon Musk réside dans les journées à thème qu'il se fixe. Bien que je ne sois pas entièrement d'accord avec son hygiène professionnelle et sa définition de la productivité (il travaille fièrement plus de100 heures par semaine!), je souscris tout à fait aux bienfaits des journées à thème. Cette technique de gestion du temps diminue le risque de distractions et nous évite de tomber dans le multitâches. Augmenter sa productivité grâce aux journées à thème est très simple et je vous présente ci-dessous les avantages et comment vous y prendre.
QUE SONT DES JOURNÉES À THÈME (THEMED DAYS) ?
Les journées à thème, communément appelés themed days en anglais, sont une méthode de travail nous permettant d'organiser notre temps et notre journée avec une structure claire et un rythme à suivre.
La vérité, c'est que nous passons le plus clair de notre temps à travailler sur les urgences et les imprévus. Est-ce votre cas? Si vous voulez commencer à avancer les projets que vous repoussez continuellement et à accorder de l'énergie et du temps de qualité aux tâches importantes, les journées à thème peuvent réellement vous aider.
Cette technique de travail consiste à définir en avance la thématique de la journée, dans le but d'y exécuter des tâches similaires. Cette pratique est similaire aux blocs de temps, mais plutôt que de concentrer le bloc sur une tâche précise, nous misons plutôt sur une catégorie qui se répètera semaine après semaine, ou bien mois après mois.
Voici deux exemples de semaines avec des journées à thème.
Exemple 1:
LUNDI | MARDI | MERCREDI | JEUDI | VENDREDI |
Administration | Réunions | Formations | Rédaction | Suivis & rappels |
Exemple 2:
LUNDI | MARDI | MERCREDI | JEUDI | VENDREDI |
Projet A | Projet B | Projet C | Project D | Projet E |
Sachez qu'il est également possible d'attribuer un thème à la semaine si vous préférez travailler de façon mensuelle. Le thème peut se répéter de mois en mois (exemple 3) ou vous pouvez décider des thèmes au moment d'effectuer votre planification mensuelle, selon vos projets en cours (exemple 4).
Exemple 3:
SEMAINE 1 | SEMAINE 2 | SEMAINE 3 | SEMAINE 4 |
Comptabilité | Voyages & réunions extérieures | Analyse | Rapports |
Exemple 4:
SEMAINE 1 | SEMAINE 2 | SEMAINE 3 | SEMAINE 4 |
Focus: Lancement de l'agenda | Focus: Mise à jour du site web | Focus: Création d'un webinaire | Focus: Dévelop. des affaires |
LES AVANTAGES DE PLANIFIER DES JOURNÉES À THÈME
Un peu comme le batch working, les journées à thème nous permettent de concentrer notre attention pendant une journée entière sur un type de tâches très précis. Le résultat est donc assez prévisible: vous avancerez plus rapidement parce que vous serez pleinement concentrée sur ce type de tâches. Avouez que vous êtes plus efficace lorsque vous faites la même chose pendant quelques heures d'affilée, n'est-ce pas?
Je sais qu'il peut parfois être difficile de faire de la place dans son horaire pour certains types de tâches ou d'avancer de façon constante des projets spécifiques. Si vous dédiez une journée par semaine (ou une journée par mois) à ces tâches et projets, vous n'aurez plus ce problème!
De plus, comme l'être humain adore les routines, notamment parce que c'est très sécurisant, les journées à thème vous permettront de savoir à quoi vous attendre. Donc si vous effectuez des tâches administratives tous les vendredis, il n'y aura alors plus d'effet de surprise et vous aurez soudainement beaucoup plus de facilité à planifier vos journées et les rendez-vous de la journée. Augmenter sa productivité grâce aux journées à thème est aussi facile que ça! Par ailleurs, si la planification est une nouveauté pour vous ou que vous aimeriez tranquillement vous familiariser avec cette saine habitude, l'instauration de journées à thème est une excellente façon de commencer.
COMMENT PLANIFIER DES JOURNÉES À THÈME
Augmenter sa productivité grâce aux journées à thème peut se faire de différentes façons. Vous pouvez utiliser cette technique afin de faciliter votre gestion de différentes compagnies ou de différents projets d'envergure. Vous pouvez aussi l'utiliser afin de regrouper plusieurs tâches d'une même catégorie.
La première étape est alors de se questionner quant aux types de tâches que vous effectuez dans votre quotidien ou des différents chapeaux que vous portez, et de les regrouper par catégories. Je vous partage ci-dessous une liste non exhaustive afin de vous inspirer:
Réunions diverses
Administration
Comptabilité
Planification
Rédaction
Création de contenu (photos, vidéos, etc.)
Tâches plates
Lecture
Formations & éducation
Développement des affaires
Pomodoro
Tâches importantes
Vous pouvez voir que certaines catégories sont très précises (ex.: comptabilité, administration, création de contenu) alors que d'autres sont beaucoup plus vagues (ex.: Réunions diverses, tâches plates, tâches importantes, Pomodoro). L'idée ici est de rester flexible! Il se peut que vous ne soyez pas en mesure de tout regrouper dans vos catégories et/ou que vous ne puissiez pas diviser vos journées par thème. Dans ce cas, permettez-vous d'être flexible et de choisir des thèmes qui correspondent à votre réalité.
Une fois que les catégories sont identifiées, questionnez-vous à savoir combien de jours sont nécessaires dans votre semaine ou dans votre mois pour les accomplir et décidez ensuite de la ou des journées où vous les effectuerez.
Ensuite, lorsque vous effectuez votre planification hebdomadaire, assurez-vous de regrouper vos tâches sous le bon thème. Ce n'est pas un hasard si j'ai décidé de prévoir un espace à cet effet dans l'Agenda de La Planificatrice (éditons 2023 et futures).
Si cette pratique vous intéresse, mais qu'elle vous semble irréaliste pour le moment, je vous propose un défi: ouvrez votre agenda et choisissez une seule journée dans les sept prochains jours que vous accorderez à un thème. Selon vos catégories, attribuez-en une à la journée sélectionnée et faites-en l'expérience! Je peux déjà vous prédire que ce sera un succès et que vous trouverez la motivation de le faire à nouveau.
CONCLUSION
Comme vous pouvez le voir, augmenter sa productivité grâce aux journées à thème est très simple. Je vous encourage à tenter l'expérience si vous avez souvent l'impression de vous sentir éparpillée ou si vous avez l'impression de passer vos journées à gérer les urgences. Afin de faciliter l'implantation de cette nouvelle habitude de planification, procurez-vous dès maintenant l’Agenda de La Planificatrice. Ainsi, vous ne pourrez plus l’oublier! Découvrez ce produit unique et de grande qualité juste ici.
