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Combien de fois avez-vous ouvert votre boîte de réception, pour vous rendre compte des heures plus tard que vous n'aviez rien accompli d'autre? Je pense que la plupart des gens passent beaucoup trop de temps dans la gestion des courriels et je tiens à vous sensibiliser là-dessus, car vous avez des heures disponibles mais vous ne les voyez présentement pas. Mon objectif à travers La Planificatrice est de vous fournir des conseils, des stratégies et des perspectives pour vous aider à travailler de manière plus judicieuse, plutôt que de manière plus intense. Je veux que vous compreniez qu'en vous dégageant du temps, vous pourrez enfin vous consacrer à ce qui vous passionne vraiment, que ce soit vos aspirations, vos objectifs ou vos projets. Voici donc 10 trucs infaillibles pour gérer ses courriels avec sérénité et efficacité.
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Une enquête menée par Adobe en 2019 a révélé que les professionnels passent en moyenne 3,1 heures par jour à consulter et à répondre aux courriels. Ceci ne comprend pas les courriels personnels. De plus, comme cette étude date de déjà 5 ans et que dans le monde technologique, 5 ans équivaut à pratiquement 25 ans … ça ne tient pas compte des autres canaux de communication qui sont justement en effervescence depuis les 5 dernières années, comme Slack,
Teams, Voxer, les messages vocaux, Messenger, les boîtes professionnelles sur Facebook, les communications sur Instagram … et j’en passe.
L’épisode «10 trucs infaillibles pour gérer ses courriels avec sérénité et efficacité » s’applique donc pour les courriels personnels et professionnels, et non pour les autres canaux de communication. J’en ai tellement à dire que je pense que je vais devoir faire 4 ou 5 autres épisodes sur les messages et la messagerie. L’objectif est que vous repartiez avec 10 trucs infaillibles pour gérer ses courriels avec sérénité et efficacité que vous pourrez mettre en application dès maintenant, en plus de comprendre leur importance.
1.Mon histoire avec les courriels
Dans mon ancien travail, je gérais quotidiennement une moyenne de 50 à 100 courriels, mais malgré cela, je réussissais toujours à clore ma journée avec une boîte de réception vide. Ensuite, j'ai suivi une formation sur la gestion du temps avec Outlook, ce qui m'a énormément aidé. J'ai enrichi ces compétences avec de nouvelles connaissances, ce qui me permet aujourd'hui de gérer mes courriels de manière encore plus efficace. Après 10 ans d'utilisation d'Outlook, je suis passé à Gmail il y a maintenant 5 ans.
Ça offre une meilleure concentration, un avancement réel de vos tâches, de vos projets et de vos priorités, en plus de vous offrir un sentiment de satisfaction! Avec le temps, vous ressentirez une diminution du stress, une augmentation de la productivité et une amélioration de l’équilibre travail-famille.
3. 10 trucs infaillibles pour gérer ses courriels avec sérénité et efficacité
Recommencez à zéro, oui c'est possible!
Ne pas utiliser sa boîte courriel comme un gestionnaire de tâches. Il faut plutôt transformer les courriels à traiter en tâches. Votre boîte courriel devrait techniquement être vide à la fin de vos journées ou de vos semaines.
Configurer sa boîte courriel. Créer des dossiers et des sous-dossiers simples, sans en mettre trop pour ne pas perdre trop de temps à vous y retrouver. Utilisez plutôt le mode recherche au besoin.
Se créer des modèles courriels. Utilisez des modèles de réponses pour gagner du temps lors de la rédaction de courriels récurrents
Gestion des infolettres. Pour éviter d’être submergé par trop d’infolettres, il est important de se désabonner au fur et à mesure. Le classement automatique peut être une option intéressante.
Classement automatique. Cette option peut être utile par exemple pour les ventes de produits ou les infolettres par exemple. Vous pouvez également prévoir du temps à l’horaire pour consulter certains types de courriels en bloc (par exemple, le vendredi après-midi).
Répondre aux courriels en bloc plutôt que de le faire tout au long de la journée. Définissez et planifiez des plages horaires spécifiques pour consulter vos courriels, plutôt que de les vérifier constamment tout au long de la journée. Désactivez les notifications de courriel pour éviter les interruptions constantes. Évitez ainsi d’y répondre tout au long de la journée. Pour les personnes qui croient que trop de courriels sont urgents pour que vous n’y répondiez pas dans la minute … posez-vous cette question : quelle est la pire chose qui puisse arriver si vous répondez à ce courriel dans 3 heures? À moins qu’une vie soit en jeu, ou à moins que votre unique rôle professionnel soit de répondre à des messages 40 heures par semaine, il y a de fortes chances que le courriel puisse attendre… un peu comme si vous étiez en réunion.
Gérez les attentes de vos collègues, fournisseurs, clients et partenaires. Si vous aviez l’habitude de répondre à vos courriels dans la seconde et que du jour au lendemain, vous répondez dans les 24 heures, avisez les gens avec qui vous travaillez de votre nouvelle méthode ET expliquez-leur pourquoi.
Éduquez vos collègues, fournisseurs, clients et partenaires. Si l'un de vos clients vous écrit 4 courriels dans la même heure sur le même sujet, mentionnez-lui qu’il serait plus efficace pour vous de tout avoir dans un seul courriel. Aussi, si une de vos collègues vous écrit inutilement des courriels et ça vous fait perdre du temps inutilement … ça se dit.
CONCLUSION
Si vous avez apprécié, partagez l’épisode «10 trucs infaillibles pour gérer ses courriels avec sérénité et efficacité » et identifiez-moi. J’ai également 4 autres idées d’épisodes en lien avec les courriels que j’aimerais créer éventuellement, mais comme je bâtis du contenu en fonction des thématiques qui performent bien, notamment les cotes d’écoute, les partages et les messages que je reçois, je vous encourage à vous engager avec moi si vous aimeriez découvrir plus tard cette année les 4 autres épisodes.
Si vous avez des questions spécifiques en lien avec votre réalité, j’aimerais éventuellement créer un épisode Q&A juste sur les courriels, alors écrivez-moi vos questions. Merci infiniment de m’écouter, de me faire confiance … et je vous dis à tout bientôt pour un prochain épisode!
Émilie xo
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Émilie xo