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10 TRUCS POUR DES RÉUNIONS PLUS EFFICACES


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On dit que la moyenne des gens passent 37% de leur temps de travail en réunion. Est-ce votre cas? Qu’elles soient en ligne ou en présentiel, les réunions prennent beaucoup de place dans notre horaire. Si on s’attarde au fait que nous avons d’autres tâches à accomplir et des projets à avancer en dehors de ces réunions, il faut s’assurer qu’elles soient efficaces autant que possible. À travers ce résumé d'épisode, je veux vous faire gagner du temps à travers vos réunions, que vous soyez l’organisateur ou que vous soyez participants. Les 10 trucs pour des réunions plus efficaces que je m'apprête à vous partager se mettent en place facilement et ont le potentiel de vous faire récupérer quelques heures dans vos semaines.


Si vous voulez écouter l'épisode complet et obtenir encore plus de détails, rendez-vous sur votre plateforme favorite: Apple Podcast, Spotify ou Stitcher.



1. ORDRE DU JOUR 24 HEURES AVANT LA RÉUNION


63 % des réunions n'ont pas d'ordre du jour. C'est énorme! C'est un peu comme aller en Floride en voiture, sans GPS - c'est certain que vous perdrez un temps fou en chemin!


Si vous êtes participant à la réunion, je pense sincèrement que vous êtes en droit d'exiger les ordres du jour des réunions auxquelles vous assistez au minimum 24 heures en avance. Je juge que c'est le minimum pour que vous puissiez vous préparer convenablement et ainsi, être efficace pendant la rencontre. Une fois reçu, planifiez à votre horaire un moment pour vous préparer à la réunion à laquelle vous êtes convoquée.

Si vous êtes l’organisateur de la réunion, planifiez suffisamment en avance à votre agenda un moment pour créer l'ordre du jour. Ensuite, envoyez-le 24 heures avant, ou au mieux, quelques jours plus tôt. Si vous ne savez pas quoi inclure sur l’ordre du jour, c’est peut-être un signe que votre réunion peut être repoussée, ou tout simplement annulée.



2. RÉDUIRE LE TEMPS DES RÉUNIONS PAR DÉFAUT À 30 MINUTES


La plupart du temps, les réunions sont de 60 minutes alors qu'en réalité, elles pourraient être écourtées.


Dans ces situations, les réunions se prolongent (trop souvent inutilement. Par exemple, elle tarde avant de commencer parce que l’animateur sait que vous avez le temps, les discussions ne finissent plus, il y a un festival de parenthèses tout au long de la réunion, ou bien elle s’étire inutilement à la fin parce que tout le monde essaie de combler l'heure entière pour laquelle ils ont été convoqué.


À partir de maintenant, vos réunions devraient toujours être de 30 minutes par défaut et si vous voulez tenir des réunions de 1 heure, justifiez-les! Acceptez-vous le défi?



3. REMETTRE EN QUESTION LA PERTINENCE DE LA RÉUNION


Je me dois d'être honnête. Mon but est ici de vous partager 10 trucs pour des réunions plus efficaces, et ma liste serait incomplète si je ne vous parlais pas de ce conseil. Les réunions, bien que parfois utiles, comptent parmi les plus gros voleurs de temps de notre vie professionnelle. Votre temps est précieux et il vaut de l’argent. Donc même si votre patron vous convoque en réunion individuelle ou d’équipe, permettez-vous de la remettre en question.


Je sais que ça peut demander du courage, mais croyez-moi, si vous dites à votre patron « je pense que je serais plus payante à travailler sur ce projet pendant 1 heure plutôt que d’assister à cette rencontre. », il sera enclin à vous donner congé! Assurez-vous simplement de lui exposer en quoi vous serez plus payante et de lui présenter vos meilleurs arguments. Car si c’est payant pour vous, c’est payant pour lui aussi!


Les réunions sont trop souvent tenues par habitude. Par exemple, si ça fait 10 ans que tous les lundis matins, vous tenez une rencontre d’équipe pour démarrer la semaine, bien qu'elle ne soit peut-être pas vraiment utile, elle figure quand même à votre calendrier et gruge votre temps


Je vous invite donc à revoir les réunions qui figurent à votre agenda et de vous poser ces quelques questions:

  • Est-ce que cette réunion est vraiment une valeur ajoutée?

  • Est-elle vraiment utile?

  • Est-elle vraiment au bon moment?

  • Pourrait-elle être tenue aux 2 semaines, aux mois ou même … être annulée?

Si vous n’êtes que spectateur ou spectatrice à cette rencontre (donc vous n'avez rien à préparer) et qu’on attend simplement de vous que vous soyez au courant de l’avancement du projet, je vous propose de demander à voir le résumé ou le procès-verbal après la réunion.


Si on veut que vous y assistiez dans le but que vous apportiez votre grain de sel ou votre analyse lors d’un sujet particulier, demandez à joindre la réunion seulement pour le moment où vous serez impliqué, ou demandez à ce que ce sujet soit abordé dans les premières minutes de la rencontre, afin que vous puissiez quitter par la suite.


Dans un autre ordre d'idées, si la réunion pourrait à votre avis se résumer à un courriel, déclinez-la ou refusez la convocation en proposant à l'organisateur cette technique afin que tout le monde gagne du temps.


Une autre réalité, c'est que les gens tiennent des réunions afin de tenir les intervenants engagés dans des projets pour ainsi s’assurer de l’avancement. Je crois que la réunion n’est pas l’unique solution, et voici quelques solutions si jamais vous êtes l'investigatrice de ce genre de réunions:

  • Demandez un compte rendu hebdomadaire (par courriel) à chacune des personnes impliquées dans votre projet.

  • Attribuez-leur des tâches à l'aide des gestionnaires de tâches (ex. : Asana, Outlook, etc.) et exigez qu’ils mettent à jour leur avancement en raison d'une fois par semaine.

  • Si le nombre d’intervenants n’est pas trop nombreux, téléphonez-les individuellement chaque semaine afin de voir l’avancement du projet. S’ils attendent votre appel, ils accompliront quelque chose!


4. REMETTRE EN QUESTION LA PERTINENCE DES PARTICIPANTS


Une cliente de mon service d’accompagnement m'a récemment dit que parmi les 25 réunions qu'elle avait dans une semaine, la plupart d'entre elles n'étaient même pas obligatoire. Si elle était disponible (donc pas prise par un autre rendez-vous plus important), elle y assistait, mais travaillait sur autre chose en même temps.


Cette cliente est loin d'être la seule à agir ainsi. Pourquoi? Parce que souvent, les gens sont convoqués de manière automatique en raison de rencontres traitant des projets et où l’entièreté des intervenants est convoqué.


Mon conseil est le suivant. Si vous jugez que votre présence n’est pas 100% nécessaire, remettez en question la pertinence et osez décliner l’invitation. Si vous êtes l'organisatrice ou l'organisateur, assurez-vous d’inviter uniquement les gens qui ont une valeur ajoutée et donnez congé aux autres afin qu’ils travaillent sur autre chose. En d'autres mots, posez-vous la question « est-ce vraiment utile que cette personne soit présente ? »



5. FAIRE LA RÉUNION DEBOUT


Des 10 trucs pour des réunions plus efficaces que je partage, ceci est le plus court, mais il n'est pas moins pertinent. Si vous tenez vos réunions debout, la durée sera assurément réduite!



6. SE FIXER UN MAXIMUM D'HEURES DE RÉUNION PAR SEMAINE


En fonction de votre emploi du temps, de vos tâches et de ce qu’on attend de vous, définissez-vous un maximum d’heures par semaine pour les réunions. Si vous travaillez 40 heures, est-ce que c’est réaliste pour vous d’avoir 20 heures de réunions et d’aussi réussir à faire tout le reste … ou si le bon nombre serait plutôt de 10 heures ou 5 heures? Prenez le temps de vous poser la question sérieusement.


Pour vous aider à trouver le bon nombre, passez en revue les dernières semaines et évaluez le nombre d’heures passées en réunion et votre niveau de productivité dans ces semaines. Aviez-vous l’impression d’en faire assez ou de ne pas en faire assez?


Une fois votre nombre d’heures défini, permettez-vous de décliner les réunions qui iront au-delà du nombre d’heures que vous vous serez fixés. Si jamais une rencontre plus importante se pointe, permettez-vous de la reporter ou bien d'annuler une qui était déjà planifiée à votre horaire. Je sais que ce conseil peut vous demander une grosse sortie de zone de confort, mais parmi les 10 trucs pour des réunions plus efficaces que je vous partage ici, celui-ci est un des plus importants!



7. NE PAS FAIRE D'AUTRES TÂCHES PENDANT LES RÉUNIONS


73 % des participants admettent travailler sur d'autres choses pendant les réunions, comme par exemple, les courriels, naviguer sur Internet, se divertir sur le cellulaire ou d'autres tâches professionnelles ou personnelles.


Mon conseil est que si vous prévoyez faire autre chose pendant votre réunion, n’y assistez pas.


Si vous êtes en pouvoir de le faire, je vous invite même d’interdire l’utilisation d’appareils mobiles pendant vos réunions ou bien d’exiger aux gens d’être en mode avion.


Si votre esprit est tenté d’aller voir vos courriels ou de faire autre chose, gribouillez à la place. Cette pratique stimulera votre concentration et votre créativité.


Et si vous constatez avant le début de la réunion qu’il serait plus utile de répondre à vos courriels ou de travailler sur un projet en particulier, expliquez-vous auprès de l’organisateur de la réunion et annulez votre participation.


Être à deux endroits en même temps n'est gagnant pour personne.



8. RESPECTER L'HEURE DE DÉBUT DE LA RÉUNION ET LA DURÉE


J’ai déjà assisté à des réunions qui commençaient 2 heures en retard! Donc pendant ces 2 heures d'attente, je ne commençais rien de gros, je ne prenais aucun appel et je n'en faisais aucun non plus. Je perdais donc 2 heures de mon précieux temps.


Alors la grosse base, si vous respectez moindrement le temps des gens que vous convoquez en réunion, est de respecter l’heure de début, mais également l’heure de fin. Si la réunion doit être prolongée, avisez les gens en avance et si elle doit débuter plus tard en raison d’un imprévu, la moindre des choses est d’aviser les personnes concernées.



9. METTRE SES RÉUNIONS LE MÊME JOUR


Parmi les 10 trucs pour des réunions plus efficaces, celui-ci est mon favori. Il s'agit de tenir toutes mes réunions sur deux journées seulement dans la semaine. Ceci facilite ma planification, ma logistique et mon énergie.


Comme je travaille de la maison, je me permets d’être habillée plus relax ou de sauter le maquillage lorsque je n’ai pas de réunion. Entre contrepartie, lorsque j’ai des réunions, je suis dans une énergie différence et je n’essaie pas de me faire croire que j’arriverai à faire autre chose, parce que je suis en réunion toute la journée. De plus, si les réunions sont à l’extérieur, ça optimise pleinement les déplacements.


Je regrette de ne pas avoir connu ce truc lorsque je travaillais en agence. Je sens que cette technique aurait grandement amélioré ma productivité et j'aurais très certainement gagné du temps dans ma semaine.


Lorsque mes deux journées de réunions sont remplies, je n’en prends pas d’autres parce que les autres journées de ma semaine sont dédiées aux projets. J'ai constaté que je suis drôlement plus efficace sur mes tâches lorsque je sais que je ne suis pas continuellement entrecoupée par des réunions.


Pour conclure, ceci signifie qu’une fois que vous définissez vos journées de réunions, vous êtes en droit de refuser toutes les réunions qui ne sont pas ces jours là, et ce, même si vous êtes disponible!


Ce n’est pas parce que vous n’avez pas de réunion à l’horaire que votre devez être disponible, parce que ce n'est pas parce que vous n'avez pas de réunion à l'horaire que vous vous tournerez les pouces.

Personnellement, mes jours de réunions changent afin d’offrir plus de flexibilité à mes clients et intervenants que je rencontre, mais elles pourraient aussi être fixes. À vous de choisir votre formule gagnante et le nombre de jours!



10. ASSISTER AUX RÉUNIONS AUX BONS MOMENTS, SELON VOTRE ÉNERGIE


Si vous êtes au sommet de votre énergie les lundis matins, vous devriez en profiter pour travailler sur vos priorités et non assister à une réunion sans valeur.


Revoyez les moments dans vos semaines où vous êtes en réunion et questionnez-vous à savoir si c’est un bon moment pour vous. Si ce n’est pas le cas, envisagez demander un changement d’horaire et expliquez pourquoi (vous pouvez même mettre ça sur ma faute!).


Au risque de me répéter, ce n’est pas parce que vous n’avez pas de réunion à l’horaire que votre devez être disponible.



CONCLUSION


J'espère que ces 10 trucs pour des réunions plus efficaces vous permettront de retrouver quelques heures temps dans vos semaines, ou de vous motiver à organiser et à assister à des réunions de façon productive.


Aimeriez-vous avoir 10 trucs de plus pour optimiser pleinement vos réunions, pour un grand total de 20?

Ce thème est un des sujets que je présente dans les entreprises qui retiennent mes services. D'ailleurs, saviez-vous que je suis conférencière et formatrice en entreprise? J'adapte toujours mon contenu aux besoins des équipes et les 10 conseils que je vous ai présentés ici ne sont que la pointe de l’iceberg de ce que je peux vous offrir.


Je traite également souvent des sujets comme la gestion des priorités, la gestion des courriels, la concentration, les distractions, les imprévus et la procrastination, pour ne nommer que ceux-ci. Si jamais vous êtes intéressée à en savoir davantage, cliquez ici. Que ce soit en ligne ou en présentiel, d’une durée d’une heure ou d’une journée complète, je m’adapte à vos besoins et je m’assure de vous offrir du contenu, des enseignements et des exercices de haute qualité qui permettront assurément à vos équipes d’optimiser leur temps et leur énergie!


N'hésitez pas à penser à moi si vous croyez que votre équipe ou votre employeur pourrait avoir besoin de moi :-) !


Merci de m'avoir lu ou de m'avoir écouté sur le podcast et je vous souhaite des réunions très efficaces!


xo

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Émilie xo


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