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« J’ai 25 tâches à faire aujourd’hui, 8 réunions, un cours de yoga et je dois aussi aller chercher les enfants! » Vous reconnaissez-vous ;-) ? Dans cet épisode, nous aborderons des sujets comme les imprévus, les transitions, les réunions, les tâches et de la planification. Si vous avez l’impression que votre horaire est trop chargé, que vous êtes trop occupée ou que vous n’en faites peut-être pas assez, cet épisode vous fera découvrir comment planifier un horaire réaliste.
Si vous voulez écouter l'épisode complet et obtenir encore plus de détails, rendez-vous sur votre plateforme favorite: Apple Podcast, Spotify ou Stitcher.
Avant d’aller plus loin, je veux vous faire une invitation vraiment spéciale qui est très alignée avec le sujet du jour. Comme vous le savez, je suis la créatrice de l’agenda de La Planificatrice. Ce produit est offert en version non datée sur 6 mois et en version datée (suivant l’année du calendrier). Depuis la création de la toute première édition, soit l’édition 2022, j’organise à chaque année un événement virtuel très convoité où je dévoile, en grande primeur, l’agenda de la prochaine année. J'aimerais donc vous inviter à cet événement très spécial qui se tiendra le mardi 1er août de 19 h 30 à 20 h 30 – heure de Montréal. C’est gratuit, mais il faut absolument s'inscrire pour pouvoir y participer.
Lors de cet événement virtuel, il y aura une présentation de l'agenda dans les moindres détails,
mes meilleures astuces d'utilisation (c'est pratiquement une formation gratuite!), un accès à la boutique avant son ouverture officielle prévue le lendemain, un rabais considérable sur l’agenda, un cadeau très spécial pour les personnes présentes en direct, des bonus exclusifs à la prévente, une période de questions à la fin et un lien vers la rediffusion. Les participantes en direct auront même accès à une exclusivité qui sera disponible en quantité très limitée.
Si vous avez soif de nouveauté, d’exclusivités, de planification et de saine gestion du temps, assurez-vous de vous inscrire à cet événement gratuit dès maintenant!
En attendant, voyons ensemble comment planifier un horaire réaliste!
1. Nous n’avons que 24 heures dans une journée
Dans cet épisode « Comment planifier un horaire réaliste », j’aimerais commencer en vous rappelant une réalité très importante qui impacte chaque être humain, qui que vous soyez : Vous n’avez que 24 heures dans une journée. Donc si vous avez 8 réunions, 16 tâches à accomplir, le souper à préparer, les enfants à aller chercher à l’école et un cours de yoga en soirée … permettez-moi de vous dire que cet horaire n’est pas réaliste! D'autant plus que dans ces 24 heures, vous devez préparer les repas, manger, vous laver, vous occuper d’autres personnes et dormir. Et croyez-moi, dormir devrait être la première chose à ne pas négliger.
Nous avons souvent l’impression « que cette semaine sera la bonne semaine » et qu’on va ENFIN parvenir à cocher toutes nos tâches. Cessez de vous faire prendre à votre propre jeu et partez avec l’idée que vous avez 24 heures dans votre journée. Plusieurs prétendent que ce n’est pas suffisant et qu’ils voudraient avoir 36 heures en une seule journée – cessez de vous répéter ceci et revoyez votre mindset par rapport aux 24 heures. Demain est incertain pour tout le monde, alors voyez chaque heure comme un cadeau.
À cet effet, j’ai une petite activité à vous proposer en vous présentant une nouvelle perspective : commencez à voir le temps comme de l’argent. On fait un budget financier, alors pourquoi ne pas se faire un budget avec la ressource du temps? Vous savez pertinemment que vous ne pourrez pas vous payer un manteau à 300 $ si vous n'avez que 100 $, n’est-ce pas? Il en est de même avec le temps. Vous ne pouvez pas dépenser 39 heures si vous n’avez que 24 heures dans votre journée.
Pour vous aider à gérer votre temps, je vous invite à compléter le tableau 168 heures. C’est un outil gratuit disponible sur ma bibliothèque de ressources gratuites où vous pouvez comptabiliser le nombre d’heures que vous passez par jour sur les activités essentielles pour ensuite cumuler le total de la semaine. Ça vous permettra de savoir rapidement si ça entre ou si ça déborde. Si ça déborde, vaut mieux le savoir maintenant que de l’ignorer ;-). Et si au contraire, il vous reste beaucoup de temps (c’est ce qui risque d’arriver), c’est que vous gagneriez à vous poser des questions et revoir un peu vos activités, distractions et voleurs de temps!
2. Les imprévus font partie de la vie
Partez avec l’idée que les imprévus font partie de la vie, et que même si vous gérez bien votre temps, vous ne pourrez jamais complètement les éliminer. Le pourcentage sera différent selon votre emploi du temps et la saison de vie dans laquelle vous vous trouvez. Par exemple, vous aurez beaucoup plus d'imprévus si vous avez un jeune bébé à la maison ou si vous gérez des employés ou une équipe que si vous travaillez en solo et que vous n'avez personne à votre charge. Ce que je répète souvent, c'est que nous vivons tous en moyenne un pourcentage d'imprévus qui tourne autour de 20 %. À vous de voir si ça colle avec votre réalité et sentez-vous très à l'aise de l'augmenter si vous croyez que votre pourcentage à vous est plus élevé.
Une fois qu'on sait que les imprévus font partie de notre vie et qu'on ne pourra jamais complètement les diminuer, on doit apprendre à les planifier!
Cessez de faire l’autruche et de prétendre que vous ne vivrez pas d’imprévus aujourd’hui ou cette semaine, et commencez aujourd’hui à planifier au minimum 20% d’imprévus à votre horaire.
3. Estimer la durée des tâches
Ce conseil, j’ai pratiquement l’impression de l’avoir inventé! Je ne peux pas croire qu’on ne nous enseigne pas ceci à l’école! Nous estimons toujours la durée de nos rendez-vous, mais nous ne
le faisons jamais pour les tâches. Comment planifier un horaire réaliste sans cette donnée importante? Résultat : on se planifie 36 tâches en une seule journée et 160 tâches dans une semaine et après, on se plaint de ne pas en faire assez et de manquer de temps.
Moi ce que je vous conseille, c’est de littéralement estimer la durée de chacune de vos tâches (oui, chacune!) et d’y aller par tranche de 15 minutes. Ensuite, le reste n’est qu’un calcul mathématique super simple! Donc quand vous allez planifier, si vous avez 4 réunions d’une heure (4 heures), 10 tâches de 30 minutes (5 heures) – donc un grand total de 9 heures - et que vous savez que vous ne travaillez que 7 heures par jour … et bien vous constaterez que votre journée est irréaliste.
4. Ne pas négliger les transitions
Les transitions sont présentes dans nos journées. Elles sont parfois longues, parfois courtes, et elles impactent souvent la gestion de notre temps. Une transition, c’est quelque chose qu’on fait automatiquement entre deux tâches ou après une action quelconque. Par exemple, si vous prenez votre cellulaire 5 minutes entre chaque tâche que vous accomplissez et que vous faites 10 tâches dans une journée, et bien c’est déjà 50 minutes supplémentaires à votre journée. C’est là que ça peut devenir irréaliste.
Attention, les transitions ne sont pas des imprévus, parce qu'elles peuvent être controlées.
Une transition peut aussi être un déplacement. Si vous avez une réunion à l’extérieur, il faut penser à la route. Si votre GPS vous indique que vous êtes à 10 minutes de votre rendez-vous, gardez en tête que vous devrez peut-être vous stationner, et peut-être même chercher un stationnement pendant 5 minutes. Ne soyez donc pas trop serrée dans votre planification. Pensez également aux réunions que vous planifiez une après l'autre et soyez consciente qu'il se peut que vous ayez des tâches à faire, des suivis à effectuer ou une transcription de notes à faire entre chacune d'elles. C'est important de penser à tout ça, parce qu’autrement, c’est vrai que votre horaire sera très irréaliste.
Finalement, le dernier élément à considérer en lien avec les transitions, c'est votre énergie. Si vous faites une tâche ardue, il est fort possible que vous ayez besoin d’une pause après, parce qu’elle vous aura drainé de l’énergie. Il faut la planifier! N'oubliez pas aussi que présenter une réunion ne requiert par la même énergie que d’y assister comme spectateur – il faut aussi y songer.
5. Planifier vous permet de rendre vos journées et vos semaines réalistes
Bien que le mot réaliste puisse parfois sembler manquer d’ambition, je trouve que c’est en prévoyant des semaines réalistes qu’on parvient non seulement à réaliser nos objectifs, mais surtout,
à se sentir accomplie. Je n'ai rien de plus à ajouter à ce sujet ;-).
CONCLUSION
Si l'épisode « Comment planifier un horaire réaliste » résonne en vous et que vous aimeriez découvrir un outil de gestion du temps unique qui vous permettra d’appliquer les principes de cet épisode et de planifier sainement, je vous invite à vous joindre à moi, le 1er août, pour le lancement de l’agenda 2024! C’est gratuit! Il s’agit non seulement d’un dévoilement, mais pratiquement d’une mini masterclass sur la planification. En bonus, je répondrai à vos questions et les personnes inscrites auront droit à une rediffusion ainsi qu’à de superbes bonus et un rabais exclusif sure l’agenda. Prenez une action concrète aujourd’hui afin de vous rapprocher d’un horaire réaliste, et réservez votre place maintenant.
J’ai hâte de vous y retrouver xo
LIENS & RESSOURCES MENTIONNÉS DANS L'ÉPISODE
Tableau 168 heures (disponible dans la bibliothèque de ressources gratuites)
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Émilie xo
