Est-ce que vous avez déjà remis en question l'agenda que vous aviez? Ou avez-vous peut-être même déjà arrêté de l'utiliser après quelques semaines parce que vous aviez réalisé qu'il ne répondait pas exactement à vos besoins, ou parce qu'il n'était pas configuré comme vous le souhaitiez? Un agenda est un outil de gestion du temps excessivement puissant pour celles qui savent bien l'optimiser, d'où l'importance de choisir le bon. Mon objectif avec cet article est de vous aider à choisir (ou à confirmer) le bon type d'agenda pour vous. Alors, lequel est à votre avis le match parfait? L'agenda papier, électronique, ou les deux?
Nous retrouvons tellement une grande quantité d'agendas sur le marché, que nous obtenons des dizaines de références venant de tous les côtés. Une amie nous suggère d'utiliser le tout nouvel agenda ABC parce qu'il a transformé sa vie, notre collègue nous recommande plutôt le XYZ pour d'autres raisons, et nous, nous tombons en amour avec celui que nous venons de voir à la librairie... sans oublier que nous avons aussi envie de réduire notre utilisation du papier. Alors, lequel choisir? L'agenda papier, l'agenda électronique, ou les deux?
Avant de tomber dans le vif du sujet, sachez qu'il n'y a pas de choix parfait. Le meilleur agenda, qu'il soit papier ou électronique, est celui qui est correctement adapté à vos besoins. Dans chacune des catégories présentées ci-dessous, j'explorerai les différents besoins que vous pourriez avoir et à la fin, vous devriez être en mesure d'identifier la meilleure solution pour vous.
DÉFINIR SES BESOINS
Avant d'aller plus loin, prenez quelques minutes pour répondre aux questions suivantes. Nous avons souvent tendance à comparer notre planification aux gens qui nous entourent alors qu'en réalité, il faut se baser sur nos propres besoins et notre réalité unique. Je vous invite donc à répondre aux questions ci-dessous.
Est-ce que vous utilisez votre agenda uniquement pour le travail, uniquement pour la maison ou pour les deux ?
À la base, préférez-vous un agenda papier ou électronique ?
Selon vos expériences passées, obteniez-vous de meilleurs résultats en planifiant de façon électronique ou papier?
Est-ce important pour vous de retrouver des heures dans votre agenda, et si oui, de quelle heure à quelle heure?
Qu'est-ce qui est important pour vous lorsque vous utilisez un agenda ? (ex: aspect visuel, exercices de développement personnel, bilans, etc.)
Quels sont les principaux irritants que vous avez rencontrés lors de l'utilisation de vos précédents agendas ? (ex: manque d'espace, configuration, etc.)
Est-ce que vous devez partager votre agenda avec quelqu'un d'autre?
Est-ce que vous apporter votre agenda partout où vous allez, ou si vous le laissez toujours au même endroit?
Le fait de répondre à ces questions vous facilitera la tâche lorsqu'il sera temps de choisir le bon agenda pour vous. Par exemple, si vous traînez votre agenda partout, une version électronique ou bien une version papier plus petite pourrait bien vous convenir. Pour donner un autre exemple, si vous étiez particulièrement irrité par le manque d'espace dans vos agendas précédents, nécessairement, un plus grand format serait utile pour vous. À ce stade-ci, avez-vous déjà une idée de l'agenda qu'il vous faut? L'agenda papier, électronique, ou les deux?
Pour plus de détails quant aux besoins ou pour apprendre à optimiser votre planification avec un agenda, référez-vous à un de mes précédents billets intitullé 5 façons pour mieux utiliser son agenda.
AGENDA PAPIER
D'entrée de jeu, je tiens à vous préciser que la vie de l'agenda papier est loin d'être terminée! Bien qu'il soit en diminution comparativement au passé, les gens ne sont pas près de cesser de l'utiliser, pour différentes raisons que nous explorerons ici. J'ai personnellement fait un sondage auprès de plus d'une centaine de femmes et 52% d'entre elles utilisent toujours l'agenda papier (soit uniquement l'agenda papier ou bien une version hybride que je vous présenterai ci-dessous). Une étude de marché que j'ai également menée m'a fait comprendre que les gens ne planifient pas tout avec leur téléphone intelligent. Alors sans plus tarder, je vous expose les avantages de l'agenda papier.
Vue d'ensemble
Je n'ai à ce jour trouvé aucune autre meilleure façon que l'agenda papier pour avoir une vue d'ensemble optimale de mes rendez-vous et de mes tâches. Bien que j'adore les versions électroniques et qu'elles sont à mon sens bien construites, la vue générale n'est pas aussi claire que ce que propose l'agenda papier.
Personnalisation
Un avantage de l'agenda papier est sa capacité de personnalisation. Vous pouvez choisir un agenda qui colle bien à votre personnalité, ou vous pouvez tout simplement le personnaliser avec des couleurs, des autocollants ou une calligraphie qui vous ressemble. Bien qu'il soit possible sur les agendas électroniques d'ajouter des couleurs, la base manque de personnalité et est peu flexible. La personnalisation passe par le visuel, mais également par le contenu. Ce que j'aime beaucoup des agendas imprimés, ce sont les différents exercices d'introspection qui nous permettent de prendre du recul et d'aller plus loin dans notre planification.
L'efficacité du papier
Un autre aspect très important à prendre en considération lorsqu'il est question de planifier, c’est la force et l’efficacité de la planification sur papier. Une étude de 2014 publiée dans le journal Psychological Science14 prouve que le crayon est nettement plus puissant lorsqu’il est question de compréhension et de mémorisation, tout comme lorsqu’il est question de visions et d’objectifs. De plus, je trouve personnellement qu'il est plus facile d'organiser ses pensées lorsqu'on écrit dans un agenda papier. Visiblement, le numérique ne peut pas répondre à tous les besoins et à mon avis, cet avantage est celui qui est le plus important de l'agenda papier.
Détox digitale Le numérique est tellement omniprésent dans nos vies, que ce soit dans notre sphère personnelle ou professionnelle, que la charge mentale numérique devient un problème en soit. De plus en plus de gens veulent prendre une pause numérique et l’expression « détox digitale » est maintenant courante. Ce n’est pas un hasard si des livres comme How to Break Up with Your Phone (traduction: Comment rompre avec son téléphone), pour ne nommer que celui-ci, sont si populaires aujourd’hui. Mme Catherine Price, qui est l’auteure de ce livre, démontre comment le cellulaire cause des dommages sérieux à notre cerveau, notre sommeil et notre bien-être général. Les gens d’aujourd’hui sont donc à la recherche de moyens pour diminuer leur dépendance avec leur téléphone et le numérique, et l’agenda papier, pour ne donner que cet exemple, est l'une des excellentes options pour se permettre de décrocher et de pratiquer une planification consciente.
Modèles & recommandations
Le marché actuel des agendas papiers n'est pas saturé, mais disons qu'il y a de la compétition. On retrouve en ligne et dans les librairies une grande variété d'agendas qui peut convenir à tous les goûts. Bien que les choix soient pratiquement illimités, je n'ai par contre jamais trouvé d'agenda qui répondait à tous mes besoins... et c'est la raison qui m'a poussé à créer mon propre agenda, soit l'Agenda de La Planificatrice. Sachez également que j'en présente trois autres vraiment intéressants sur ma chaîne YouTube.
Donc selon vous, à la lumière de ces nombreux avantages, croyez-vous que c'est ce qu'il vous faut? Nécessitez-vous un agenda papier, électronique, ou les deux?
AGENDA ÉLECTRONIQUE
Les agendas électroniques sont très populaires. Mon sondage de effectués auprès de femmes ambitieuses l'illustre à merveille parce que 79% de mes répondantes l'utilise (soit uniquement la version électronique ou la version hybride qui est présentée au point suivant). L'agenda électronique est un outil de gestion du temps fort utile, notamment parce que nous avons pratiquement toujours un appareil numérique à portée de main. Selon les besoins que vous aurez identifiés au premier point, il est possible que la version électronique soit ce que vous devriez privilégier. Un agenda électronique peut être utilisé à l'ordinateur, sur une tablette ou sur un téléphone intelligent. Allons maintenant explorer les avantages de l'agenda électronique.
Accessibilité
J'aimerais dire que je n'ai pas toujours mon cellulaire sur moi, mais la vérité, bien que je suis capable de relativement bien contrôler cette petite bête, c'est qu'il est à moins de 10 mètres de moi la grande majorité du temps. Je me doute que c'est également votre réalité ;-). C'est pour cette raison que l'agenda électronique est intéressant, parce que nous l'avons toujours sur nous. Si vous n'avez pas l'habitude de traîner votre agenda papier partout, c'est ici que l'agenda électronique vous facilitera la vie, lorsqu'il sera temps de prendre rendez-vous ou de valider vos disponibilités.
Fonctionnalités
La beauté des agendas électroniques, c'est qu'ils offrent une grande variété de fonctionnalités. Vous pouvez également y lier certaines applications (comme Calendly ou Gmail par exemple), ce qui peut être drôlement intéressant. De plus, contrairement aux agendas papiers qui sont limités en espace, dans la plupart des agendas électroniques, vous avez la liberté d'inscrire autant de choses que vous le souhaitez.
Planification sur le long terme
En complément au point précédent, dans la version numérique de l'agenda, il n'y a pas de limite dans le temps. Vous pouvez sans problème planifier des rendez-vous pour la prochaine décennie si vous le désirez. Mais est-ce réellement quelque chose d'utile pour vous? Ça vaut la peine de se questionner à ce propos. Bien que la vue d'ensemble de la planification soit à mon sens plus agréable sur papier, c'est la version numérique qui permet la planification sur le long terme.
Rappels
Quoi de mieux qu'un gentil rappel sonore pour nous rappeler un rendez-vous important? Selon votre préférence, vous pouvez programmer des rappels pour certains ou pour tous vos rendez-vous. Si vous gérez vos tâches de façon électronique, il est aussi possible d'être notifiée. Faites toutefois attention aux notifications qui peuvent rapidement devenir envahissantes et se perdre à travers le reste.
Modèles & recommandations
Une grande variété d'agendas électroniques sont disponibles tout à fait gratuitement. Pour en avoir essayés quelques-uns, j'aime beaucoup Google Calendar. Sachez que les tâches ne se gèrent pas via cette application, mais plutôt avec Google Tasks que vous pouvez facilement lier à votre calendrier Google. La vue d'ensemble est très limitée sur le cellulaire, quoique facile à utiliser. C'est également possible de le synchroniser avec votre boîte courriel Gmail (si vous êtes avec ce fournisseur) et de travailler facilement depuis votre ordinateur. Si vous êtes en entreprise avec la version Outlook professionnelle, pour l'avoir utilisé par le passé, c'est très bien fait et la gestion des tâches est également intégrée à cette plateforme afin de vous permettre de tout gérer au même endroit.
L'agenda électronique compte également de nombreux avantages qui ne sont pas à négliger. Préférez-vous travailler avec un agenda papier, électronique, ou les deux?
VERSION HYBRIDE (AGENDA PAPIER ET ÉLECTRONIQUE)
La version hybride est l'utilisation de l'agenda papier ET électronique, mais il faut savoir bien faire la distinction entre les deux pour éviter de doubler le travail, car ce n'est pas ça le but.
Je prône les outils uniques et j'évite à tout prix de m'éparpiller, mais pour avoir expérimenté plusieurs options, la version hybride est ce qui me convient le mieux. Je consulte toujours mon agenda électronique lorsqu'il est question de prendre des rendez-vous, notamment parce que j'ai presque toujours mon téléphone sur moi, alors que mon agenda papier ne quitte pratiquement jamais mon bureau. Quant à mon agenda papier, je l'utilise pour planifier mes semaines (mes tâches ET mes rendez-vous). Si vous voulez connaître la façon dont je planifie mes semaines, lisez mon article sur le sujet. Donc si j'ai un rendez-vous dans deux semaines, je ne le trouverai pas dans mon agenda papier, mais plutôt dans mon agenda électronique.Par contre, si vous voulez savoir de quoi sera composée ma semaine dans les moindres détails, c'est dans la version papier que tout est indiqué.
Il faut savoir que je suis une amoureuse de la planification old school, avec du papier et un bon vieux crayon. Je trouve (et c'est prouvé!) que je mémorise avec beaucoup plus de facilité lorsque je prends le temps d'écrire, et ma planification est plus concrète aussi. J'ai réellement le sentiment d'avancer. De plus, je contrôle nettement mieux mes tâches sur papier que de façon électronique, parce que le sentiment d'accomplissement est vraiment supérieur lorsque je coche ou noircis la petite case située en avant de ma tâche. Pour avoir travaillé avec les tâches électroniques pendant plusieurs années, je constate que c'était tout simplement trop facile de repousser au jour ou à la semaine suivante les tâches et les blocs de temps qui n'entraient pas dans mon horaire. Par contre, je suis consciente que lorsque vous travaillez en équipe ou que vous planifiez des projets sur le long terme, des outils de gestion de tâches électroniques sont d'excellentes options. Bref, je ne veux pas m'éterniser ici sur la planification sur le long terme, parce que je pourrais vous mêler, mais pour ce qui est de ma planification hebdomadaire, tant pour les tâches que les rendez-vous, j'utilise l'agenda papier.
La principale raison pour laquelle j'ai choisi la version hybride, c'est pour mes rendez-vous. Comme j'ai pratiquement toujours mon cellulaire sur moi lorsque je sors et que je ne traîne jamais mon agenda papier, c'est plus facile de confirmer des engagements sur le moyen et long terme avec un agenda électronique.
Pour les curieuses ou celles qui voudraient s'inspirer de ma méthode, j'utilise Google Calendar pour mon agenda électronique et j'ai opté pour mon propre agenda (évidemment!) pour l'agenda papier. Découvrez-le ici si vous ne le connaissez pas encore.
CONCLUSION
J'espère que vous avez saisi l'essentiel du billet de blogue Agenda papier, électronique ou les deux?, comme quoi il n'y a pas d'agenda parfait. Ce qui est idéal, c'est l'agenda qui répondra à vos besoins, et si vous avez besoin de la version hybride pour pleinement répondre à votre réalité, permettez-vous le.
Si vous me suivez, si vous aimez mon contenu ainsi que les conseils que je partage, je crois sincèrement que mon agenda imprimé pourrait répondre à vos besoins. J'ai fait plusieurs heures de recherches ainsi qu'une étude de marché complète, et je peux donc affirmer avec certitude qu'il n'y a actuellement rien du genre sur le marché francophone. Alors si vous recherchez un agenda de grande qualité (tant par son contenu que son contenant), qui a été développé par une planificatrice professionnelle, qui vous donnera envie de planifier, et qui a le potentiel de transformer votre année, allez découvrir celui que j'ai créé avec beaucoup d'amour et de passion!
Émilie xo
