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Vous avez des questions sur l’organisation, la gestion des priorités et la constance dans vos objectifs? Dans cet épisode, je réponds à 10 questions que j’ai reçues de VOTRE part, en lien avec la planification efficace. Au programme, nous verrons comment choisir ses priorités hebdomadaires (pro vs perso), comment gérer les imprévus et urgences sans perdre le contrôle, où noter les tâches à ne pas oublier, comment attaquer les tâches non motivantes et plus encore... Que vous soyez entrepreneure, professionnelle, gestionnaire ou simplement en quête de meilleures habitudes, cet épisode vous donnera des astuces concrètes et applicables dès maintenant!
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J’ai récemment fait un coaching de groupe avec plusieurs membres de ma communauté (ce coaching de groupe était offert gratuitement aux gens qui ont acheté mon agenda le soir du grand dévoilement). Nous étions une heure ensemble et je n’ai pas réussi à répondre à toutes les questions … et les questions étaient tellement pertinentes que j’ai eu envie de faire un épisode pour répondre à certaines de celles que je n’ai pas pu répondre.
Comment choisir nos priorités hebdomadaires (perso vs pro)?
J’aime me concentrer sur ce qui est important plutôt que sur l’urgent, car si vous êtes un tant soit peu professionnelle, vous gérerez naturellement les urgences. Pour moi, les priorités sont comme trois actions concrètes à poser chaque semaine pour avancer vers nos objectifs et notre vision, et non juste une liste de tâches à cocher. D’ailleurs, je ne conseille pas à mes clientes de garder les mêmes priorités chaque semaine, au risque que ça devienne routinier (et ennuyant!). Et idéalement, une priorité devrait être une tâche précise plutôt qu’un projet trop vaste.
Comment bien définir trois priorités chaque semaine? Doivent-elles être précises ou plus générales? Par exemple, si mon objectif est de travailler sur mon plan d’affaires cette semaine, devrais-je simplement noter "plan d’affaires", écrire "terminer le plan d’affaires" ou préciser "compléter la section X"?
Choisissez une tâche précise liée à votre projet. Par exemple, si votre projet est le « plan d’affaires », votre priorité devrait être une action concrète, comme rédiger le chapitre 1, faire deux appels pour l’étude de marché ou y consacrer une heure de travail. Une tâche claire vous évite d’avoir à décider quoi faire au moment de vous y mettre, ce qui pourrait vous faire procrastiner.
Est-il normal qu'une tâche revienne chaque semaine?
Si une tâche revient chaque semaine sans être complétée, c'est souvent pour l'une de ces raisons : elle n'est pas assez claire, elle n'est peut-être pas si prioritaire, ou elle n'a simplement pas eu l'espace nécessaire dans votre emploi du temps. Prendre le temps de la préciser et de l'intégrer réellement dans votre semaine peut faire toute la différence.
Comment concilier le suivi de mes tâches personnelles et professionnelles? En ce moment, j’essaie de donner autant d’importance à ma vie personnelle qu’à ma carrière, mais j’ai du mal à les harmoniser dans ma planification.
La première étape est de s’assurer que nos objectifs personnels et professionnels sont alignés. Par exemple, si vous revenez d’un congé de maternité et que vous voulez à la fois profiter de votre famille et prouver votre valeur pour obtenir une promotion en trois mois, ces priorités risquent d’entrer en conflit. Il est aussi possible que vous ayez trop de priorités dans les deux sphères. Enfin, je recommande d’intégrer les tâches personnelles à votre agenda. Pour ma part, tout est regroupé au même endroit, ce qui me donne une vraie vue d’ensemble.
As-tu des conseils pour les professionnels et gestionnaires confrontés à de nombreux imprévus et urgences? Je parviens souvent à bien planifier ma semaine et mes journées, mais dès qu’une urgence client ou interne survient, tout le reste passe au second plan. Dans mon domaine, il est difficile d’anticiper, car nous n’avons pas de mandats récurrents, seulement des demandes spontanées des clients
La clé est d’intégrer les imprévus à ta planification. Si 50 % de ton temps est souvent occupé par des urgences, alors ton agenda devrait refléter cette réalité en restant libre à 50 % (même si ça peut sembler étrange de voir autant d’espace vide). Sinon, c’est comme si tu faisais du déni ou de l’auto-sabotage, car tu sais que ces imprévus vont arriver. Autant leur réserver du temps dès le départ!
Comment réussir à préserver notre temps pour nous lorsque nous reprenons le travail après un arrêt pour maladie?
Il est essentiel de réserver du temps pour soi dans son agenda avant tout le reste. Commencez par identifier ce qui est prioritaire pour vous, ce qui est non négociable, et placez-le en premier dans votre planning. Il est aussi important de se demander régulièrement ce dont nous avons besoin pour préserver notre équilibre, car ces besoins peuvent évoluer avec le temps.
Qu'entend-on par planification avancée?
Ça dépend de la personne. Pour certains, la planification hebdomadaire peut être considérée comme avancée, surtout s'ils se contentent de planifier au quotidien. Il existe plusieurs types de planification : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle, stratégique, ainsi que la planification et gestion de projets. Dans ce cas précis, je dirais qu'il s'agit plutôt de planification stratégique ou de projet.
Je parle de la planification de projet dans ma formation "Réaliser ses objectifs efficacement" , et j'explique la planification annuelle et stratégique dans l’épisode 73, ainsi que la méthode à suivre dans mon programme Croissance.
Comment maintenir la constance dans mes bonnes résolutions ? J'essaie de m'organiser avec des listes hebdomadaires et mensuelles, mais c’est toujours un grand défi. Il suffit de peu pour que je perde ma concentration!
Avez-vous trop de résolutions en même temps ? L'idée est de les répartir sur l'année. Par exemple, pour moi : l'entraînement en premier lieu, ensuite je vais ajouter le jus vitalité en deuxième, et ainsi de suite. Il est aussi important de se rappeler pourquoi on a choisi de mettre en place ces résolutions.
Lorsque tu te rappelles une tâche à accomplir (par exemple : « Ah oui, il faut que je fasse ça avant telle date »), où notes-tu cette information pour ne pas l’oublier et pouvoir la planifier au bon moment?
Je note la tâche dans la section « Notes » de l’Agenda de La Planificatrice, que l'on trouve chaque semaine. Ensuite, lorsque je planifie la semaine à venir, je me demande si cette tâche est réellement nécessaire (« Dois-je vraiment faire ceci ? »). Si la réponse est oui, je précise quand cela doit être fait. Si c’est pour la semaine suivante, je l'ajoute à mon brain dump de la semaine. Si c’est pour plus tard avec une date précise, je l’inscris dans ma planification annuelle (pages 25 à 27 de l’Agenda de La Planificatrice). Si la date n’est pas encore définie, je la place dans le brain dump, dans la section « À faire plus tard ».
Comment fais-tu pour t'attaquer aux tâches qui ne te motivent pas ?
Je les planifie généralement près de la date limite, ce qui crée un sentiment d’urgence. Parfois, je me fais aussi un engagement auprès de quelqu’un pour m'assurer de les accomplir. Je profite de mes séances de travail Croissance, intégrées dans le Programme d’accompagnement Croissance, pour avancer sur ces tâches. Lorsque c’est possible, je délègue. Autrement, je commence ma semaine en m'attaquant directement à ces tâches, ce qui me permet de me sentir fière et de profiter de cette vague de motivation pour le reste de la semaine. Et si nécessaire, je me fais coacher, notamment pour des tâches comme l'activité physique.
CONCLUSION
Finalement, voici quelques actions concrètes pour aller plus loin:
Trouvez un agenda qui vous convient. Si vous sentez que celui que vous utilisez actuellement n'est pas optimal et que vous aimez la planification papier, essayez l’agenda de La Planificatrice. (Et si vous hésitez entre papier ou électronique, écoutez mon épisode #62 sur ce sujet) ou inscrivez-vous à ma formation "Planifier pour se réaliser", dédiée à la planification hebdomadaire.
LIENS & RESSOURCES MENTIONNÉS DANS L'ÉPISODE
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Émilie xo
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