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Est-ce possible à votre avis de partir en vacances la tête tranquille? Si je peux aujourd'hui répondre « oui » à cette question, sachez que ça n'a pas toujours été le cas. Lorsque j'étais salariée, je passais mes semaines de travail à rêver aux vacances, et lorsqu’elles arrivaient enfin, je ne faisais que penser au travail! De plus, à mes débuts en tant qu’entrepreneure, j'étais habitée par la fausse croyance que les gens qui sont à leur compte ne peuvent pas se permettre d’arrêter. Vous reconnaissez vous? Mon objectif ici est simple: que vous soyez à votre compte ou salariée, je désire vous enseigner à comment organiser son travail avant de partir en vacances, et ce, l’esprit tranquille et sans stress.
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Dans un premier temps, sachez que vous avez le droit de prendre des vacances, et surtout que vous avez le droit de ne pas travailler pendant vos vacances.
Ce que vous vous apprêtez à lire s’applique aussi pour de courtes ou longues vacances, pour un congé de maternité, pour un congé de maladie ou même pour un départ (à l’exception de ce qui touche le retour). Voici donc comment organiser son travail avant de partir en vacances.
1. Faire l’inventaire des tâches et projets
L'objectif ici est de prendre conscience de l’envergure de nos tâches et projets! Oui, ça peut faire peur, mais vaut mieux connaître l’ampleur de tout ce que nous avons dans notre cours en avance
que de le réaliser la journée avant de partir en vacances. Je vous encourage d'ailleurs à faire cet exercice 1 mois avant votre départ. Voici les quelques étapes pour vous aider:
Inscrire tout ce qui doit être fait pendant vos vacances suffisamment d’avance pour les voir venir. C’est important aussi de fragmenter vos projets en tâches afin d’avoir une réelle vue d’ensemble, sinon, l’inventaire ne sera pas réaliste.
Dressez la liste des personnes touchées par votre absence également.
Pour les tâches à réaliser pendant votre absence, évaluez la durée de chacune d’entre elle pour vous aider.
2. Organiser la réalisation des projets en avance
Si vous devez prendre de l’avance pour certaines tâches, planifiez des journées ou des moments à l’horaire 1 mois avant votre départ. N’attendez pas trop à la dernière minute! Je vous invite également à déléguer ce qui doit être délégué et avisez les personnes concernées d’avance pour ne pas que ce soit une surprise.
Ensuite, reportez ce qui peut être effectué à votre retour. Je sais que c’est satisfaisant de TOUT régler avant son départ, mais c’est souvent irréaliste et surtout, inutile de s’imposer ceci. Misez sur ce qui est important avant les vacances et tout ce qui peut attendre pourra être planifié pour le retour.
Annulez le superflu (oui, c’est permis de le faire!). Personnellement, je dois prendre de l’avance sur les tâches liées au contenu, notamment pour les médias sociaux, pour les épisodes de podcast et pour les infolettres. J’ai donc dans un premier temps mis à jour mon calendrier de contenu et je me suis planifié des journées précises pour ceci. Je sais aussi que mon adjointe virtuelle est impliquée dans plusieurs de ces mandats, donc je dois m’assurer de lui envoyer suffisamment en avance.
3. Planifier la semaine de son retour
Parmi mes 5 meilleurs conseils sur comment organiser son travail avant de partir en vacances, cette étape est très importante et vous aidera définitivement à décrocher pendant les vacances. Je vous invite donc à dédier la dernière journée avant de partir pour planifier votre retour - ça vous prendra une heure. L’idée est de faire comme si vous alliez planifier la semaine à venir, mais vous planifiez en fait votre semaine de retour.
Conseil : ne soyez pas trop rigide dans la planification du retour car il risque d’y avoir eu quelques imprévus pendant votre absence. Prévoyez donc 50% d’imprévus.
4. Prévoir une journée tampon au retour
Pourquoi ne pas revenir le mardi au lieu du lundi? Ou même, pourquoi ne pas revenir la semaine suivante au lieu de la semaine réelle? – tout dépendant de la durée de vos vacances, ça peut être une solution! Ceci permet une certaine tranquillité d’esprit et vous permet de revenir plus en douceur et de prendre conscience de tout ce qui s’est passé pendant vos vacances pour ensuite donner suite. Ceci enlève également la pression de répondre aux courriels et appels dès votre arrivée.
5. Gérer les attentes (clients, collègues, fournisseurs)
Je pense que si vous avez une étape à privilégier sur « Comment organiser son travail avant de partir en vacances », ce serait celle-ci, puisqu'on vit souvent la peur de décevoir nos clients. Mais en vérité, il faut simplement gérer leurs attentes. Voici quelques trucs pour vous aider à le faire:
Quelques semaines avant de partir, avisez déjà vos collaborateurs de vive voix ou par écrit. Truc simple : ajoutez vos dates de vacances dans votre signature 1 mois avant de partir!
Rédigez un courriel d’absence super détaillé avec des pistes de solutions pour éviter les réponses au retour, les appels ou les insatisfactions.
Ajoutez un contact en cas d’urgence (les gens aiment sentir qu’on prend soin d’eux, même s’ils n’ont pas besoin de nous).
Avisez ce qui est fait et ce qui sera fait au retour.
Faites une mise au point officielle (réunion) si nécessaire.
Avisez les gens que vous ne regarderez pas vos courriels et/ou appels (et permettez-vous de le faire, vous y avez droit) et surtout, ne répondez pas parce que sinon, les gens vont s’attendre à ce que vous répondiez le reste du temps.
Communiquez votre date de retour clairement.
CONCLUSION
Je vous invite à prendre action maintenant. Identifiez quand seront vos prochaines vacances et d’ici là, engagez-vous à mettre en place mes 5 meilleurs conseils sur comment organiser son travail avant de partir en vacances :
Faire l’inventaire des tâches et projets
Organiser la réalisation des projets en avance
Planifier la semaine de son retour
Prévoir une journée tampon au retour
Gérer les attentes (clients, collègues, fournisseurs)
PLANIFIEZ ces moments à votre agenda dès maintenant. N’oubliez pas que j’ai un agenda imprimé vraiment extra si jamais vous avez l’impression que celui que vous utilisez n’est pas pleinement optimisé pour vous :-). La future version de vous-même qui est en vacances vous remercie déjà de prendre action maintenant!
Bonne planification, bonne préparation et surtout, bonnes vacances! xo
LIENS & RESSOURCES MENTIONNÉS DANS L'ÉPISODE
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Émilie xo
