DÉLÉGUER POUR TRAVAILLER MOINS: QUOI DÉLÉGUER, QUAND ET COMMENT LE FAIRE?
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Comment savoir quoi déléguer, quand déléguer et surtout comment le faire sans perdre le contrôle? Dans cet épisode, je vous parle de délégation. Vous découvrirez de votre côté comment identifier les tâches à déléguer pour travailler moins... celle que vous devez déléguer en premier, comment trouver les bonnes personnes, comment évaluer le coût de la délégation et pourquoi il vaut souvent mieux déléguer avant de se sentir complètement prêt. Je vous explique aussi concrètement ce que je délègue et les tâches que je choisis encore de garder (et pourquoi). Un épisode essentiel si vous voulez gagner du temps, mieux gérer vos priorités, faire croître votre entreprise et avancer sans vous épuiser.
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Pendant longtemps, j’ai presque tout fait moi-même dans mon entreprise.
Quand j’ai lancé La Planificatrice il y a près de sept ans, je ne générais encore aucun revenu. Je âtissais ma communauté, je créais du contenu, je développais mon infolettre et j’apprenais à faire une multitude de choses par moi-même. Et comme j’aime apprendre et que je suis capable de me débrouiller dans plusieurs domaines, il aurait été très facile de continuer comme ça pendant longtemps. Mais il y avait un problème. Je n’avais pas lancé La Planificatrice pour recréer les conditions qui m’avaient menée à l’épuisement professionnel. Je voulais avancer, développer mon entreprise, créer de nouveaux projets… mais je voulais aussi protéger mon temps et mon énergie.
Et c’est exactement là que la délégation est devenue essentielle.
Déléguer pour pouvoir continuer à grandir
Au début d’une entreprise, il est tout à fait normal de faire beaucoup de choses soi-même. On n’a pas nécessairement les revenus pour payer quelqu’un. On apprend. On teste. On essaie de comprendre notre modèle d’affaires. Mais vient un moment où continuer à tout faire soi-même devient un frein. Pour moi, un des premiers grands projets que j’ai délégués a été le design de l’Agenda de La Planificatrice. J’aurais probablement été capable de créer quelque chose moi-même dans Canva. Mais je voulais un produit professionnel et d’une grande qualité. J’ai donc choisi de travailler avec une graphiste. Ça a marqué le début d’un changement important dans ma façon de gérer mon entreprise. Peu à peu, j’ai commencé à déléguer la révision de mes textes, certaines intégrations techniques, la comptabilité, le service à la clientèle, le marketing et éventuellement la gestion de projets. Aujourd’hui, mon entreprise est complètement différente de celle de mes débuts. Et mon équipe s’est bâtie progressivement.
Ce que je délègue aujourd’hui
Je travaille maintenant avec plusieurs personnes qui possèdent chacune leur expertise. Ma graphiste Caroline s’occupe notamment du design de l’agenda, de certains produits imprimés et de plusieurs éléments liés à mon image de marque. Marie-Ève intervient entre autres dans le service à la clientèle, la révision, la création d'outils, certaines mises à jour de mon site Web et différentes tâches reliées à mes programmes et à mon contenu. Karine m’accompagne davantage dans le marketing, les stratégies de lancement, les automatisations et certaines intégrations.
Élise est ma chargée de projets. Je la considère presque comme mon deuxième cerveau. Elle pilote mes projets, crée les échéanciers et devient souvent le point de contact entre moi et les différents collaborateurs. Et mon conjoint Philippe s’occupe maintenant d’une grande partie de la production du podcast, du montage, de la diffusion, des capsules vidéo, de l’expédition des agendas, du service à la clientèle associé aux produits physiques et d'une partie des suivis administratifs. Tout cela ne s’est évidemment pas construit du jour au lendemain. Il y a sept ans, je faisais pratiquement tout. Mais en apprenant progressivement à déléguer, j’ai pu continuer à faire croître l’entreprise sans simplement ajouter toujours plus d’heures à mon horaire.
Quand devrait-on commencer à déléguer?
Ma réponse ne plaît pas toujours aux gens : avant d’être prêt.
Parce que lorsque vous sentez que vous êtes enfin prêt à déléguer, il est souvent déjà trop tard.
Vous êtes dans le rush. Votre lancement est dans quelques jours. Vous avez trop de travail.
Vous êtes devenu le goulot d’étranglement de votre entreprise. Et c’est justement à ce moment-là que vous n’avez plus le temps de correctement transmettre une tâche à quelqu’un. La délégation demande du temps au départ. Vous devrez expliquer. Répondre à des questions. Réviser. Ajuster.
Mais ce temps est un investissement. Le temps que vous investissez aujourd’hui pour transmettre correctement une responsabilité peut vous revenir encore et encore pendant les prochaines années.
Quoi déléguer en premier?
Une des questions que je reçois le plus souvent est : « Qu’est-ce que je devrais déléguer en premier? » La réponse dépend évidemment de votre réalité. Mais je vous propose de commencer par regarder les tâches pour lesquelles vous n’êtes pas « payant ». Et je ne parle pas uniquement d’argent. Je parle aussi de temps et d’énergie.
Demandez-vous :
Est-ce que cette tâche me prend énormément de temps?
Est-ce qu’elle me demande beaucoup d’énergie?
Est-ce que quelqu’un pourrait la réaliser plus rapidement ou mieux que moi?
Est-ce que je possède réellement une expertise particulière pour accomplir cette tâche?
Et surtout : est-ce que cette tâche doit encore être faite?
Parce qu’avant même de déléguer une tâche, il est pertinent de vérifier si elle est encore nécessaire. Dans l’idéal, commencez par déléguer les tâches pour lesquelles vous êtes peu compétent et peu passionné.
Combien devriez-vous payer pour déléguer?
Il n’existe évidemment pas de tarif universel. Tout dépend de l’expertise recherchée, du mandat, de votre entreprise et du niveau d’expérience de la personne. Mais j’utilise souvent un calcul très simple. Imaginons qu’une tâche me demande deux heures. Quelqu’un m’offre de la réaliser pour 100 $. Je me demande alors : Est-ce que je peux générer 100 $ ou plus de valeur avec les deux heures que je viens de récupérer? Si la réponse est oui, la délégation devient souvent très intéressante. Mais encore une fois, ne regardez pas uniquement l’argent. Regardez votre énergie. Une tâche peut ne prendre que deux heures, mais vous vider complètement pour le reste de la journée. Cette réalité doit elle aussi entrer dans votre calcul.
Comment déléguer efficacement
Une des stratégies que je recommande énormément est de créer des capsules vidéo. Quand vous accomplissez une tâche que vous aimeriez éventuellement déléguer, enregistrez-vous en train de la faire et expliquez votre processus. Vous pouvez ainsi progressivement créer une véritable bibliothèque de procédures. Et surtout, rendez ces vidéos intemporelles. Ne les créez pas uniquement pour la personne qui travaille actuellement avec vous. Créez-les de façon à ce qu’une autre personne puisse éventuellement reprendre la responsabilité. Mais expliquer les étapes n’est pas suffisant.
Quand vous déléguez, clarifiez aussi :
le résultat attendu;
le moment où la tâche sera considérée comme terminée;
la durée approximative de la tâche;
l’échéance;
les différentes étapes;
vos attentes particulières;
le niveau de qualité recherché.
Plus vos attentes sont claires, plus vous donnez à la personne les outils nécessaires pour réussir.
Le piège du perfectionnisme
Une autre difficulté importante dans la délégation est d’accepter que quelqu’un ne fera peut-être pas les choses exactement comme vous. Et ce n’est pas nécessairement grave.
Je pense souvent à cette idée tirée de Buy Back Your Time de Dan Martell : il vaut parfois mieux qu’une tâche soit faite à 80 % par quelqu’un d’autre plutôt qu’à 100 % par vous. Parce que pendant ce temps, vous pouvez vous concentrer sur ce que vous seul pouvez réellement apporter.
Et avec le temps, il peut même arriver que la personne à qui vous déléguez devienne meilleure que vous. Je le vois aujourd’hui dans mon entreprise. Certaines choses que je délègue sont réalisées bien mieux que si je les avais faites moi-même.
Tout ne doit pas être délégué
Déléguer ne signifie pas nécessairement vouloir tout retirer de votre assiette. Il y a encore beaucoup de choses que je garde volontairement. J’écris par exemple toujours mes infolettres hebdomadaires. Je prépare encore mes épisodes de podcast. Je conserve une grande partie de l’idéation et de la création. Pourquoi? Parce que j’aime encore les faire. Elles font partie de mes forces et elles me donnent de l’énergie. Votre objectif n’est donc pas de tout déléguer. Votre objectif est de créer suffisamment d’espace pour consacrer davantage de temps aux choses dans lesquelles vous êtes réellement excellent et qui contribuent le plus à votre travail, à votre entreprise ou à votre vie.
« Ça va aller plus vite si je le fais moi-même »
Cette phrase est probablement l’un des plus grands obstacles à la délégation. Et elle est souvent vraie… à court terme. Oui, aujourd’hui, ça ira probablement plus vite si vous faites la tâche vous-même. Mais dans cinq ans? Si vous continuez toujours à faire cette tâche parce qu’il est plus rapide de la faire vous-même que de former quelqu’un, vous serez encore exactement au même endroit. Voyez plutôt la délégation comme un investissement. Vous investissez du temps maintenant pour en récupérer beaucoup plus dans le futur.
Pourquoi voulez-vous déléguer?
C’est probablement la question la plus importante de cet épisode. Pourquoi voulez-vous récupérer du temps? La délégation n’est pas une fin en soi. Peut-être voulez-vous travailler moins. Passer davantage de temps avec vos enfants. Créer de nouveaux projets. Développer votre entreprise.
Prendre des vacances. Avoir davantage d’espace mental. Vous concentrer sur votre zone de génie.
Quelle que soit votre réponse, vous devez connaître votre pourquoi. Parce que déléguer demande parfois de sortir de sa zone de confort, de faire confiance et d’accepter de ne plus tout contrôler.
Mais quand vous savez pourquoi vous voulez récupérer ce temps, la délégation devient beaucoup plus facile à intégrer durablement dans votre façon de travailler. Et c’est précisément ce qu’elle m’a permis de faire : continuer à faire grandir La Planificatrice tout en protégeant une chose qui reste extrêmement précieuse pour moi — mon temps.
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Émilie xo
