Organiser et planifier un voyage peut se faire en avance, et c'est ce que je vous recommande. Dans ce billet, vous apprendrez à non seulement planifier un voyage, mais également à bâtir un budget détaillé et à économiser.
Je ne suis pas agente de voyages, mais j'ai cumulé au fil de la dernière décennie assez d'expériences professionnelles et personnelles pour planifier un voyage dans les moindres détails et ce, sans trop d'efforts.
Voici les 4 étapes simples de la planification d'un voyage :
Sélection des dates
Choix de la destination
Faire le budget
Économiser facilement et intelligemment
1. SÉLECTION DES DATES
Identifiez à quel moment vous prendrez vos vacances. Si vous vous prenez plusieurs mois d'avance (ce que je vous recommande!), questionnez-vous à savoir si vos semaines de vacances seront les identiques à celles de cette année, ou si elles seront différentes. Seront-elles en mai, en juillet ou plutôt en septembre? Je sais qu'il peut y avoir beaucoup d'incertitude, mais cette étape demeure capitale car elle aura un grand impact sur le choix de votre destination. Par exemple, nous somme déjà allés en Arizona en août et la température s'élève à plus de 40 degrés celcius à cette période de l'année. Plusieurs n'auraient même pas considéré cette destination en août en raison de la chaleur extrême, alors qu'elle leur aurait sans doute parue beaucoup plus accessible en mai.
2. CHOIX DE LA DESTINATION
Comme les vacances sont souvent synonymes de sorties et de voyages, je vous invite d'impliquer tous les membres de votre famille dans la planification de vos vacances, et assurez-vous de garder ce rêve vivant en choisissant d'en parler régulièrement entre vous.
Premièrement, prévoyez un moment au calendrier avec toute votre famille (incluant vos enfants si vous en avez) afin de planifier ce prochain voyage de rêve. J'insiste sur le fait d'y inviter vos enfants, même s'ils sont en bas âge, afin qu'ils se sentent impliqués, parce que je vous garantis que ce seront principalement eux qui alimenteront l'excitation de ce projet familial.
Débutez la rencontre par un brainstorm et apportez-y toutes vos revues voyages, vos atlas et votre carnet de rêves. Identifiez toutes les destinations qui vous viennent en tête et qui vous plaisent, même si elles semblent présentement irréalistes. Disney, Paris, les Caraïbes ... osez rêver !
En discutant (et il se peut que vous ayez cette discussion seule avec vous-même si vous prévoyez voyager en solo), vous constaterez rapidement qu'une ou des destinations suscitent davantage d'intérêt. N'hésitez pas à vous renseigner en ligne sur ces localisations, d'adhérer à des groupes de discussion en ligne sur les réseaux sociaux ou de demander conseil à des amis qui ont déjà visité ces lieux par le passé.
Vous pouvez choisir de dormir là-dessus ou de décider sur le champs de votre prochaine destination voyage.
3. FAIRE SON BUDGET
Il est temps de parler d'argent et de faire un budget. C'est bien beau de rêver d'aller faire le tour de la Suisse en train avec vos 3 enfants et de loger dans des hôtels luxueux, mais si votre budget voyage est de 5 000 $, je vous avise tout de suite que c'est totalement irréaliste.
Cette étape est peut-être la plus ennuyante pour certaines d'entre vous, mais il s'agit surement de la plus importante. Prenez le temps de bien la faire afin que l'organisation se fasse sans stress, ni tracas.
J'ai répertorié les principaux coût relatifs à un voyage en 10 catégories.
Transport (essence, avion, train, location, stationnement, frais de bagages, etc.)
Hébergement (hôtel, auberge, airbnb, resort fee, taxe d'hébergement, etc.)
Nourriture & boisson (restaurant, épicerie, bar, etc.)
Déplacements à destination (taxis, autobus, etc.)
Assurances (annulation, etc.)
Taux de change et taxe de de sortie
Activités à faire à destination (tour, excursion, laissez-passer, etc.)
Passeport, visa et documents légaux
Frais accessoires (vaccins, souvenirs, frais d'itinérance, etc.)
Imprévus (5 à 10% de votre budget total)
Tentez d'évaluer le coût de chacune de ces 10 grandes catégories et n'hésitez pas à vous référer à des sites internet, votre agent de voyages ou à des connaissances qui ont non seulement visité cette destination, mais qui ont surtout fait le même type de voyage que vous visez. Par exemple, votre oncle est peut-être allé 5 heures à Cozumel pendant l'escale de sa dernière croisière, mais si vous visez y louer une petite villa pour 2 semaines, il ne sera pas de très bon conseil.
Bien entendu, si vous prévoyez un voyage plusieurs mois en avance, il y a de fortes chances que vous ne sachez pas dans les détails les excursions et visites que vous ferez. Dans ce cas, il vous sera peut être difficile d'estimer un coût quant aux déplacements, activités et repas par exemple. Mon conseil est de vous baser sur vos précédents voyages et indiquez un prix qui semble réaliste selon vos expériences passées et vos envies.
Inscrire vos montants personnels dans un budget détaillé. Je vous recommande d'inclure à vos montants les taxes de la destination afin d'éviter les surprises et les dépassements au retour du voyage. Également, si votre destination est à l'extérieur de votre pays de résidence, convertissez les montants estimés en dollars canadiens (ou votre devise nationale si vous résidez ailleurs), afin que tout le budget soit dans la même devise.
Une fois que le sous-total de chacune des catégories est estimé, calculez le grand total comprenant les 10 catégories.
Et alors, est-ce que la somme vous fait peur? Avez-vous l'impression que vous ne pourrez jamais vous offrir ces vacances de rêves? Si vous avez répondu "non" aux deux questions précédentes, c'est génial ! Si vous avez répondu "oui", sachez que c'est totalement normal et avant de baisser les bras ou de changer de destination, lisez plutôt la cinquième et dernière étape.
4. ÉCONOMISER FACILEMENT ET INTELLIGEMMENT
Une grande partie du succès de votre planification repose sur cette partie, alors lisez bien. Il est possible d'économiser facilement et rapidement grâce aux virements automatiques. Les virements automatiques, honnêtement, c'est la vie! La construction de notre maison et les grands voyages que nous avons effectués ont en partie été réalisés grâce à ceux-ci.
Maintenant que vous connaissez la date de votre voyage et que vous avez une idée assez claire du coût total de ces vacances, faites le calcul suivant :
[Budget total] ÷ [Nombre de semaines vous séparant de ces vacances] = _______.
Pour celles qui, comme moi, comprennent mieux avec un exemple, voici mon plan du dernier voyage. Il y a un an, nous savions que nous voulions aller passer une semaine en Floride, dont deux jours à Disney pour profiter du 50e anniversaire.
Au moment de regarder le budget du voyage, nous étions à précisément 46 semaines de la date de ce voyage et le coût estimé de notre voyage est de 4 000 $. 4 000 $ ÷ 46 semaines = 85 $. Donc, nous avions prévu mettre 85 $ par semaine de côté dans notre compte voyage, par le biais des virements automatiques jusqu'au départ. Ceci nous as permis de partir en voyage sans tracas parce que nous n'avons pas eu à "trouver" 4 000 $ juste avant les vacances, comme plusieurs font.
C'est souvent en raison d'un manque de planification que les gens paient des voyages à crédit et qu'ils n'arrivent pas à les rembourser au moment où le relevé arrive. Et si vous vous posez la question, comme mes projets de voyage sont toujours dans un avenir rapproché, ma banque m'a conseillé de créer mon compte voyage avec un compte épargne à intérêt élevé. C'est gratuit et je peux le faire moi-même en ligne en me connectant à ma session bancaire.
Et vous, quel montant hebdomadaire obtenez-vous après avoir fait cet exercice de calcul? Est-ce réaliste pour vous de mettre ce montant de côté à chaque semaine? Si vous le trouvez élevé, est-ce que vous pourriez songer à diminuer certaines dépenses superflues comme les cafés, les lunches au restaurant ou des abonnements quelconques? Si le montant est réellement trop élevé, ne baissez pas les bras. Tentez plutôt de repousser ce voyage-là ultérieurement afin que le budget total soit amorti sur une plus longue période. Par exemple, si j'avais prévu ce même voyage pour l'année suivante, mes virements automatiques n'auraient été que de 40 $ par semaine. Vous pouvez aussi choisir d'ajuster votre budget en révisant vos attentes (ex.: hôtels moins luxueux, durée écourtée, etc.) ou tout simplement en choisissant une destination différente.
Le plus important à retenir, ce sont les virements automatiques. Si votre projet implique que vous devez placer 50 $ dans un compte voyage à chaque semaine et que vous vous dites que vous le ferez manuellement à tous les jeudis ou que vous verserez une plus grande somme de temps en temps, vous ne le ferez pas, même si vous êtes organisée et que vous avez les meilleures intentions du monde. Croyez-moi ;-)!
Conseil de planificatrice : Prenez 10 minutes maintenant pour aller ouvrir un compte épargne à intérêt élevé en ligne avec votre institution financière. Nommez-le "Voyages" et planifiez un virement hebdomadaire au montant que vous aurez identifié.
De voir une somme monétaire grandir peu à peu dans votre compte voyage sera une jolie victoire et vous pourrez utiliser cet argent pour payer vos dépenses relatives à votre voyage au fur et à mesure où elles surviendront (ex : achat des billets d'avion quelques mois avant, etc.).
Oui, c'est permis de rêver. Avouez que c'est plaisant de planifier des voyages, des sorties et des vacance! N'hésitez pas à imprimer des images de votre futur voyage et de les afficher dans la maison. Parlez-en à tout le monde pour que votre sentiment d'excitation soit nourri. N'oubliez-pas d'impliquer vos enfants si vous en avez, et pourquoi ne pas déjà commencer à faire une liste des achats que vous devrez faire?
Bonnes vacances & bonne préparation!