COMMENT PLANIFIER SES TÂCHES ET DEVENIR PLUS EFFICACE (+ OUTIL GRATUIT)

Mis à jour : mai 28

Je dois avouer que je suis hautement satisfaite du nombre de tâches et de projets que j'ai réussi à accomplir ces dernières semaines, et ma nouvelle méthode de planification n'est pas étrangère à cette bouffée d'efficacité. J'en avais assez de me réveiller à la fin de la semaine et de constater avec déception que je n'avais pas accompli le quart de ce que j'avais prévu. Si vous vous sentez parfois comme moi, cet article est pour vous.



J'ai toujours eu une grande facilité à planifier mes tâches hebdomadaires (#LaPlanificatrice), mais j'ai la fâcheuse tendance à totalement sous-estimer la durée de chacune d'entre elles. Il n'était donc pas rare pour moi de me prévoir un trop grand nombre de tâches en début de semaine. J'ai beau être organisée, c'est un défi de demeurer réaliste face au nombre d'heures que j'ai réellement à ma disposition dans une journée.


J'ai donc envie de vous partager non seulement ma technique de 7 étapes que vous pourrez facilement intégrer à votre semaine, mais également un outil gratuit que j'ai spécialement créé pour vous afin de vous simplifier la vie (vous verrez des images plus bas). Vous pouvez d'ailleurs vous le procurer dès maintenant en cliquant ici.


Pour ma part, je planifie toujours les tâches de ma semaine le dimanche dans mon bullet journal. Bien que j'en ai très envie, l'objectif de ce billet n'est pas de vous déballer tous les bienfaits du bullet journaling (ce sera sans doute un prochain sujet), mais pour celles qui sont moins familières avec cet outil, il s'agit d'un carnet de notes où les lignes sont remplacées par de petits points qui nous permettent de tracer ou de dessiner ce que nous voulons. J'ai acheté plusieurs agendas et planificateurs par le passé et je trouvais toujours qu'il manquait quelque chose ou que les cases n'étaient pas divisées à mon goût. Donc en attendant que je crée mon propre planificateur annuel (parce que c'est dans mes plans éventuellement !), je suis super satisfaite de mon bullet journal et des résultats que j'en retire. Mais comme je suis pleinement consciente que la création d'un journal puisse paraître lourde pour celles qui manquent de temps ou qui n'ont pas l'ADN de la créativité, j'ai créé un document à télécharger spécialement pour vous.


Je me prévois une heure le dimanche pour faire cet exercice et je vous assure que le fait de prendre le temps de bien planifier ma semaine, me fait gagner BEAUCOUP de temps au final. Alors si vous vous dites que vous ne disposez pas d'une heure pour le faire, c'est que vous en avez vraiment besoin. Et je crois qu'une durée d'une heure est vraiment le maximum. Si vous téléchargez mon document, il se peut très bien que vous y arriviez en 30 minutes ou moins, selon l'ampleur des tâches que vous souhaitez accomplir.


Conseil de planificatrice : essayez cette nouvelle méthode pendant 4 semaines afin de véritablement en voir les bienfaits. C'est normal de devoir s'ajuster après la première et c'est en persévérant que vous constaterez la réelle efficacité de cette technique.

Donc téléchargez l'outil gratuit ou prenez n'importe quel cahier, installez vous confortablement et commençons.


ÉTAPE 1 - DÉTERMINER LES CATÉGORIES

Notre vie est divisée en différentes catégories et en voici quelques exemples : travail, études, maison, famille, activités personnelles, etc. La première étape consiste donc à identifier les catégories que vous avez dans vos vies.


TÂCHES PERSONNELLES ET PROFESSIONNELLES

Vous pouvez utiliser cette méthode pour vos tâches personnelles (ex. : maison, famille, entraînement, projets personnels, etc.), pour le travail, ou pour les deux. Personnellement, comme je suis maman à la maison et que mon horaire professionnel chevauche mon horaire familial, ça fait du sens que toutes mes tâches personnelles et professionnelles soient au même endroit. Toutefois, si je travaillais à l'extérieur, je cois que j'aurais deux listes pour mieux différencier le tout. À vous de voir.


Mon conseil est que si vous souhaitez subdiviser votre emploi en différentes catégories parce que soit vous gérez plusieurs projets ou que vous avez plusieurs rôles, il est alors préférable que vos tâches personnelles ne figurent pas sur cette liste.


7 CATÉGORIES MAXIMUM

Limitez-vous à 7 catégories car autrement, vous vous éparpillerez et honnêtement, vous aurez l'impression d'être inutilement submergée. Je vous conseille de rassembler ensemble les catégories pour lesquelles vous n'avez pas beaucoup de tâches.


Comme par exemple, je suis pour ma part impliquée dans la création d'un organisme familial dans ma municipalité et je suis également un cours universitaire à distance en ligne. Comme je n'ai en moyenne qu'une seule tâche par semaine dans chacune de ces catégories, je les ai mises ensemble sous la catégorie que j'ai intitulée "Autre". Quant à ma catégorie "Activités personnelles", j'ai choisi d'y inclure mes loisirs ainsi que les tâches familiales telles que le ménage et les courses.


ÉTAPE 2 - BRAIN DUMP

C'est ici que vous arriverez à réduire votre charge mentale ! Tout d'abord, selon le nombre de catégories que vous avez (maximum 7), utilisez la feuille ayant le bon nombre de cadrans ou bien divisez simplement une feuille 8,5" x 11" en 4 sections si vous avez 4 catégories, en 5 si vous en avez 5, etc. Référez-vous à l'image ci-dessous afin de bien comprendre.



En haut des cadrans, inscrivez le titre de chacune des catégories.


Enfin, c'est le moment de vider votre tête de toutes les tâches que vous aimeriez accomplir cette semaine, et de les inscrire dans la bonne catégorie. Ne portez pas de jugement lorsque vous ferez cet exercice. Même si vous croyez que vous inscrivez trop de choses, continuez de les écrire quand même.


Si vous pensez à des tâches que vous voulez faire la semaine prochaine, vous pouvez vous créer un brain dump hebdomadaire sur lequel vous ajouterez les tâches qui vous viennent en tête au fur et à mesure que la semaine avancera. Ainsi, le dimanche venu, vous pourrez repartir de ce brain dump afin de planifier votre nouvelle semaine. Un brain dump mensuel est aussi une option. Vous constaterez que mon outil gratuit n'a pas de date alors vous pouvez l'utiliser à votre guise.


ÉTAPE 3 - ÉVALUATION DU TEMPS

Cette étape est vraiment cruciale et ne la négligez pas car c'est grâce à celle-ci que j'arrive à être aussi efficace ces derniers temps.


CATÉGORIES

Premièrement, pour chacune des catégories de votre brain dump, estimez le temps que vous avez à votre disposition cette semaine. Avez-vous 20 heures à dédier à vos études ou 5 ? À vous d'évaluer.


Assurez vous ensuite que la somme de toutes vos catégories est réaliste pour la durée d'une semaine car n'oubliez pas que nous n'avons que 7 journées ;-) !


TÂCHES

Évaluez ensuite le temps requis pour chacune des tâches apparaissant sur votre brain dump, sans sous-estimer la durée et en demeurant le plus réaliste possible. Estimez la durée de chaque activité par tranche de 15 minutes minimum, même si vous croyez qu'elle ne prendra que 2 minutes. (ex : Faire un suivi client = 15 minutes / Ouverture du projet ABC = 1 heure , etc.).


Calculez ensuite combien d'heures au total vos tâches vous prendront dans chacune de vos catégories. Vous devriez savoir que dans la catégorie A, vous avez prévu XX heures de tâches, dans la catégorie B, vous avez prévu XX heures de tâches, etc.


Finalement, effectuez un grand total d'heures pour votre semaine (toutes vos catégories confondues).


À ce stade, c'est totalement normal si l'estimation de la durée de vos tâches est supérieure à votre temps réel. C'est le but de cet exercice ;-). Aux étapes 4 et 5, vous déterminerez lesquelles de ces activités vous voulez prioriser.


Dans mon cas, j'étais du genre à me prévoir initialement 15 heures de tâches professionnelles parce que je savais que je ne disposais que de 15 heures par semaine. Toutefois, je n'avais pas tenu compte des imprévus qui surviennent toujours, alors ne faites pas la même erreur que moi !


Sachez également que c'est normal si vous ne cochez pas 100 % de vos tâches du premier coup. Cela vous indiquera simplement si vous aviez bien estimé le temps ou s'il y a un ajustement à apporter. Donnez-vous la chance d'apprivoiser cette nouvelle technique pendant quelques temps.


ÉTAPE 4 - 3 OBJECTIFS PRIORITAIRES

Vous arrive-t'il de vous lever parfois le lundi matin en vous disant que votre tâche la plus importante à faire cette semaine est de finaliser le dossier XYZ et que le vendredi soir, vous n'avez même pas encore mis le nez dans ledit dossier ?


C'est pour cette raison qu'il est important de déterminer 3 objectifs précis à chaque début de semaine. Notez que les 3 objectifs n'ont pas besoin d'être reliés entre eux et qu'un objectif peut comprendre plusieurs tâches. Comme par exemple, une de mes priorités cette semaine est de publier ce billet de blogue. Toutefois, cela comprend différentes tâches réparties dans ma semaine comme la rédaction, la recherche, la correction, la création de l'outil, etc. En identifiant clairement mon objectif en début de semaine, je garde donc plus facilement à l'esprit toutes les tâches reliées à cette priorité et la procrastination devient ainsi plus difficile car si je constate au milieu de la semaine qu'aucun de mes 3 objectifs n'est coché, je me presse d'y travailler.


Limitez-vous à 3 objectifs. Je sais qu'au départ, c'est tentant d'en écrire 5 ou 10 parce que tout semble important sur notre liste, mais par expérience, c'est irréaliste parce que si vous avez trop de priorités, vous n'arriverez à rien prioriser et vous risquez même de vous éparpiller. De plus ce n'est pas parce qu'une de vos tâches ne figure pas dans la liste des priorités qu'elle n'est pas importante ou que vous ne la ferez pas. Alors limitez-vous à 3 ;-). Le focus et la concentration sont des états d'esprit réellement puissants et cet exercice vous aidera d'ailleurs à passer à l'étape suivante.


Un objectif prioritaire peut être aussi simple que d'aller marcher dehors pendant une heure si vous avez besoin de temps pour vous et que vous ne prenez jamais le temps de le faire.


ÉTAPE 5 - REPORTER DES TÂCHES

Cette étape est la clé si vous visez une vie plus équilibrée car c'est à ce moment que vous choisirez quelles tâches vous reporterez (que ce soit la semaine prochaine ou le moins prochain). Gardez en tête que des imprévus surviendront !


Dessinez une petite flèche devant les tâches que vous avez choisi de repousser et vous déterminerez la semaine suivante, si vous l'effectuerez ou si vous la reporterez à nouveau la semaine subséquente.


Si toutes vos tâches sont d'une importance capitale et que vous n'arrivez pas à choisir celles que vous pouvez repousser, il est temps pour vous d'apprendre à déléguer ou à demander de l'aide. Plus facile à dire qu'à faire, je sais (!), mais prenez conscience que vous ne pouvez pas tout faire et tout prioriser à la fois. Commencez par miser sur les tâches reliées à vos 3 objectifs et ensuite, évaluez le temps qu'il vous reste pour chacune de vos catégories.


ÉTAPE 6 - DATE DE LA TÂCHE

Maintenant que vous savez clairement ce que vous effectuerez cette semaine et sur quels projets vous vous concentrerez, inscrivez une date à côté de chacune des tâches en vous assurant de bien équilibrer vos journées. N'oubliez pas de tenir compte de vos rendez-vous si vous en avez.


ÉTAPE 7 - TRANSCRIRE

C'est ici que vous pouvez passez aux pages 5 et 6 de mon outil gratuit. C'est littéralement une reproduction de ce que je dessine à chaque semaine dans mon bullet journal. Pour visualiser l'ensemble des tâches que j'ai à accomplir en une semaine, je n'ai pas trouvé mieux ! Je m'y retrouve facilement en un simple coup d'oeil. Regardez l'image ci-dessous pour voir à quoi ressemble le calendrier de planification de la semaine. J'ai volontairement créé un gabarit très épuré et sans ligne, parce que mon objectif est qu'il soit flexible et que vous vous l'appropriez.



Si vous préférez dessiner vous-même votre planificateur hebdomadaire dans votre cahier, allez-y et inspirez-vous également de mon document !


Pour chacune des journées, j'inscris les tâches que j'ai à accomplir les unes en dessous des autres.

J'ajoute aussi mes rendez-vous et réunions pour garder à l'oeil le temps qui est à ma disposition si un imprévu survient.


Il y a également un endroit pour inscrire vos 3 objectifs prioritaires dans l'outil que je vous partage.


Et voilà, vous avez maintenant une belle semaine bien planifiée ! Je vous assure que vous serez nettement plus satisfaite à la fin de la semaine quand vous réaliserez que vous avez coché toutes (ou presque ;-) !) les tâches que vous aviez prévues.


Vous pouvez laisser ce planificateur à la vue comme sur votre bureau ou sur le frigo, ou vous pouvez aussi l'insérer dans un cartable que vous consulterez au moment venu.


QUELQUES EXTRAS


TÂCHES ÉNERGISANTES

Je crois fondamentalement en l'importance de réaliser des tâches et des projets qui nous stimulent et que nous aimons. C'est pour cette raison que j'ai pris l'habitude, à l'étape 2 (Brain dump), de dessiner un petit coeur à côté de toutes les tâches qui m'énergisent et je m'assure d'avoir au minimum une tâche stimulante à chaque jour. Si vous réalisez qu'aucune de vos tâches ne vous apporte du bonheur, donnez-vous le devoir d'ajouter des activités ou projets motivants à votre semaine et à vos journées, même s'ils ne durent que 15 minutes. Si vous croyez ne pas avoir le temps pour ce genre d'activités, je vous assure qu'un 15 minutes de plaisir pendant votre dur labeur vous donnera plus d'énergie. Vous serez hautement plus efficace ensuite, croyez-moi !


N'IMPORTE OÙ & N'IMPORTE QUAND

J'utilise également un autre code (un triangle dans mon cas) à l'étape du brain dump pour identifier les tâches qui peuvent être réalisées facilement n'importe où et n'importe quand. Ces activités ne nécessitent donc pas que je sois seule dans mon bureau ou dans une concentration absolue. Cela me permet de réaliser que j'ai certaines obligations qui sont moins prenantes et qui peuvent être faites à des périodes où je suis avec ma famille ou en voiture (côté passager s.v.p.). Par exemple, si je dois téléphoner une amie, il se peut que je le fasse le matin alors que je suis avec mon fils. Ainsi, je libère ma période de temps pendant laquelle je suis seule et concentrée dans mon bureau.


SUIVIS (WEEKLY TRACKERS)

Si vous avez téléchargé mon document de planification de la semaine, vous avez sans doute remarqué en bas à droite qu'il y a une section dédiée aux suivis hebdomadaires (communément appelé weekly trackers dans le monde du bullet journaling). C'est à cet endroit que j'indique, sans pression, des activités pour lesquelles j'aime garder un certain suivi et parce qu'elles ne sont pas encore devenues des habitudes. Vos activités de suivi peuvent par exemple être de faire 30 minutes d'exercice, de méditer, de boire 2 litres d'eau, d'aller dehors ou de lire 10 pages d'un livre. Le but n'est pas ici de se mettre une pression inutile, mais de réaliser, au fil des semaines, ce que nous accomplissons. Si vous constatez avec ces suivis que vous ne faites pas assez d'exercice, peut-être devriez vous revoir vos attentes ou bien commencer à inscrire cette activité dans vos tâches quotidiennes.

La planification peut littéralement changer votre vie ! Si l'organisation et la productivité ne sont pas dans votre nature, je vous invite fortement à commencer avec cette méthode très simple et téléchargez mon outil gratuit pour débuter avec plus de facilité.


Si vous aimeriez que je développe des documents en particulier ou si vous aimeriez obtenir des conseils précis sur certains sujets qui représentent des défis pour vous, écrivez-moi en privé ou précisez-moi vos besoins dans les commentaires ci-dessous.


Bon succès xoxo



© 2020 par La Planificatrice.

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