Émilie Viens
15 août 20224 Min
Avant de plonger dans le vif du sujet, je dois vous avouer quelque chose. Bien que votre to-do list peut être un atout de taille à votre organisation, elle peut aussi gravement vous nuire. Si vous n'avez pas encore lu mon billet sur le sujet, faites-le maintenant en cliquant ici.
« Mitaines », « Valises » et « Suivis clients » ne sont pas des tâches précises. Devez-vous réparer ou acheter des mitaines? Devez-vous vous procurer de nouvelles valises ou bien les faire? Quant aux suivis à faire auprès de clients ... on parle de qui exactement? Je comprends que ces mots ont une signification claire pour vous, mais prenez l'habitude d'être précise, d'abord pour éviter de vous questionner, mais également en prévision de déléguer une de ces tâches. Si la tâche est claire dès le départ, votre partenaire, votre collègue ou votre patron n'aura pas à vous demander de précision par rapport à celle-ci. De plus, la clarté de ce que vous avez à faire évitera à votre esprit de se poser des questions et de prendre une décision... parce que les quelques secondes que vous perdez à vous dire « qui sont les clients à qui je devais faire un suivi aujourd'hui déjà » se transforment rapidement en minutes et en heures au fil des temps. Alors précision est le mot d'ordre!
« Courriel de Sophie » peut en effet vous rappeler que vous devez lui écrire, mais « Répondre au courriel de Sophie » est beaucoup plus précis et engageant. Saviez-vous que les verbes d'action stimulent automatiquement le cerveau et ce, plus rapidement que n'importe quel autre temps de verbe? Une grande partie du succès de l'optimisation de sa to-do list repose sur la simplicité de ce verbe d'action et en bonus, ce truc ne vous demande pas plus de temps.
Même si je me déclare experte en gestion du temps, je vous avoue que je suis également une experte dans la sous-estimation de la durée de mes tâches... d'où la grande importance de justement en estimer la durée. Je vous recommande de le faire par tranche de 15 minutes et ce, pour chacune des tâches que vous devez accomplir. (Oui, je sais que ça peu sembler intense et même un peu plate, mais ce truc a le potentiel de transformer votre façon de gérer votre temps!) Ainsi, vous pourrez prévoir votre journée et semaine de façon nettement plus réaliste. Je vous encourage également à planifier un minimum de 20% pour les imprévus, ou même plus selon votre emploi du temps, parce qu'autrement, vous perdrez rapidement le contrôle de votre horaire. Parmi les 5 étapes pour optimiser sa to-do list, celle-ci est celle me permettant d'augmenter mon efficacité au maximum.
Afin d'éviter qu'une tâche ne soit repoussée indéfiniment, il est capital d'indiquer la date à laquelle elle doit être accomplie et d'ajuster cette date en cours de route, si nécessaire. Et si par hasard vous repoussez constamment cette même tâche semaine après semaine, questionnez-vous au sujet de son utilité ;-) et sachez que la retirer de votre to-do list pourrait peut-être vous permettre de l'optimiser davantage!
« Lancer un blogue », « Écrire un livre », « Créer mon site internet » sont des projets et non des tâches. Pourquoi? Parce qu'ils comprennent une grande quantité de sous-tâches. Pour plus de détails sur ce sujet, lisez mon article Comment différencier un projet d'une tâche. Mon conseil est donc le suivant: révisez votre to-do list et remettez en question chacune de vos tâches afin de vous assurer que ce ne sont pas des projets. Si vous tombez sur une projet (ou une tâche de grande envergure), décortiquez le tout afin que vous puissiez y voir les réelles actions qui vous mèneront vers l'atteinte de votre objectif souhaité.
Si vous avez apprécié le billet 5 étapes pour optimiser sa to-do list et que vous vous sentez prête à aller un peu plus loin, allez lire ceux-ci:
Comment planifier ses tâches et devenir plus efficace (il y a même un outil gratuit!)
Également, si vous êtes une adepte (comme moi!) des agendas imprimés, sachez que j'en ai conçu un qui vous permet justement d'écrire vos tâches sur une base quotidienne, pour un maximum d'efficacité! Découvrez la version datée et non datée en cliquant juste ici.
J'espère que ces 5 étapes pour optimiser sa to-do list vous ont été utiles! Si c'est le cas, aimez cet article en cliquant sur le petit coeur ci-dessous et laissez-moi un commentaire!