Pendant la dernière année, il y a peut-être 2 ou 3 semaines où je n'ai volontairement pas planifié mes semaines, et laissez-moi vous dire que je l'ai regretté! Ma productivité a dangereusement piqué du nez et j'avais réellement le sentiment constant d'être éparpillée. Quand on donne la chance à la planification de faire ses preuves, on comprend rapidement le potentiel et la puissance qui se cache derrière cette pratique. Bien que je juge planifier mes semaines avec brio, ça n'a pas toujours été le cas. Les 10 erreurs à éviter lorsque vous planifiez votre semaine que je vous présente ici sont toutes des erreurs que j'ai commises par le passé et qui, sans que je ne m'en rende compte, m'empêchaient d'avancer et de me réaliser. Mon objectif est de vous aider à optimiser votre planification en évitant de faire ces mêmes erreurs.
Je ne sais pas si vous avez déjà été assez patiente avec la planification par le passé pour en récolter tous les bienfaits, mais si c'est le cas, ce simple savoir devrait être suffisant pour vous motiver à poursuivre. Et si jamais vous n'avez encore jamais goûté aux bénéfices de la planification, je vous encourage à lui donner une seconde chance et d'être patiente pendant le processus.
Comme j'ai une confiance absolue en la planification et que sans celle-ci, les plans ne sont rien, j'ai envie de vous partager les 10 erreurs à éviter lorsque vous planifiez votre semaine.
1. NE PAS PRÉVOIR DE MOMENT DE PLANIFICAITON À L'AGENDA
Bien ironiquement, la première étape lorsqu'il est question de planifier sa semaine est de planifier ce moment à l'agenda. Le simple fait d'écrire à votre horaire un moment (je vous recommande 60 minutes) hebdomadaire précis où vous planifierez les 7 jours à venir rend déjà la pratique plus officielle et agréable, vous ne trouvez pas? Ne prenez pas pour acquis que vous planifierez votre semaine parce que si ce n'est pas planifié, toutes les raisons seront bonnes pour faire autre chose. Je vous recommande de planifier votre semaine le vendredi après-midi ou la fin de semaine. L'avantage de le faire le vendredi après-midi, c'est que nous avons la tête en paix pendant la fin de semaine et nous n'avons pas à se replonger dans la sphère professionnelle si jamais vous êtes en congé. Le samedi ou le dimanche sont également de bons moments pour faire l'introspection nécessaire et se pencher sur la nouvelle semaine à venir. À vous de trouver votre moment idéal et une fois qu'il est identifié, tenez vous-y!
2. PLANIFIER UNIQUEMENT LES RENDEZ-VOUS
Ne prévoir à l'agenda que ses rendez-vous et engagements est une erreur que la plupart des gens font. Est-ce présentement votre cas? C'est comme si vous ne planifiez votre semaine qu'à 50%. C'est entre autres pour cette raison que vous dites « oui » à tout! Peut-être que vous n'avez pas de rendez-vous, mais en réalité, ces précieux moments pourraient être utiles pour vous permettre d'avancer vos projets et ce que vous remettez toujours à plus tard.
3. NE PAS PRÉCISER LA JOURNÉE À LAQUELLE LES TÂCHES SERONT COMPLÉTÉES
Ma vie a changé (sans exagérer) le jour où j'ai commencé à planifier mes tâches jour par jour. Avant, je planifiais ma semaine, mais pas de façon optimale. Je dressais une longue (ici lire interminable et complètement irréaliste) liste de tâches à faire pour la semaine et le lundi, j'attaquais ce qui semblait à mon sens être la chose la plus urgente à traiter. Ensuite, je passais à la suivante, et ainsi de suite. À partir du moment où j'ai commencé à planifier mes tâches par jour, j'ai soudainement commencé à voir le bout de mes semaines, à me sentir plus accomplie et à prioriser davantage mes projets à moi, et pas uniquement gérer les urgences des autres.
4. NE PAS ESTIMER LA DURÉE DES TÂCHES
Si vous n'estimez actuellement pas la durée de vos tâches, il est fort probable que vous surchargiez vos semaines et que vos ambitions face au nombre de choses que vous voulez accomplir soient irréalistes. C'est une erreur qui est très fréquente et c'est le genre de truc qui, à mon avis, devrait nous être enseigné à l'école. Estimer la durée des tâches que vous avez à faire vous aidera assurément à mieux planifier, et il s'agit d'une des 10 erreurs à éviter lorsque vous planifiez votre semaine.
5. PRENDRE POUR ACQUIS QUE TOUT EST DANS VOTRE TÊTE
J'entends souvent des gens qui jugent que la planification n'est pas nécessaire parce qu'ils ont une bonne mémoire et savent tout ce qu'ils ont à faire. S'il y a une chose que j'ai apprise (et je considère avoir une excellente mémoire), c'est que je ne dois justement pas faire confiance à ma mémoire. Lorsqu'on dit que la mémoire est une faculté qui oublie... c'est vrai! Et même si vous aviez la mémoire la plus extraordinaire qui soit, vous n'êtes pas pleinement efficace en planifiant mentalement, parce que vous n'aurez pas une vue d'ensemble comme l'offre des outils de gestion de temps comme l'agenda. Mettez sur papier les rendez-vous et tâches que vous voulez faire cette semaine et je vous assure que vous vous sentiez plus organisée. Et en bonus, votre charge mentale sera grandement diminuée ;-).
6. NE PAS FAIRE CONFIANCE À LA PLANIFICATION
La planification est, comme je le répète souvent, un processus qui demande du temps. Si vous voulez obtenir des résultats à la seconde où vous aurez complété votre planification de semaine, vous serez déçue. Il faut savoir être patiente avec la planification et même pour celles qui maîtrisent l'art de planifier, c'est possible de faire face à un mur de temps en temps. Ce qu'il faut garder en tête, c'est de faire confiance en ce processus. La planification fonctionne et si vous planifiez intelligemment et que vous attendez suffisamment longtemps, vous serez impressionnée par les résultats. Par « résultats », je fais ici allusion au temps que vous gagnerez, aux projets que vous parviendrez à avancer et au temps que qualité que vous arriverez à vous accorder.
7. PLANIFIER SEULEMENT « AU BESOIN »
Comme je l'ai expliqué au point précédent, la planification est un processus et un processus ne peut pas être interrompu à tout bout de champs. C'est la constance de la planification qui permet d'atteindre le succès. Si vous ne planifiez qu'une semaine sur deux ou seulement quand vous en ressentez le besoin, c'est pratiquement comme recommencer à la case départ à chaque fois. Planifier doit être fait à chaque semaine et si le moment qui était initialement prévu à votre horaire ne vous convient pas, planifiez-en un nouveau ;-).
8. UTILISER UN AGENDA QUI N'EST PAS ADAPTÉ À VOS BESOIN
Les clientes de mon service d'accompagnement personnalisé me demandent souvent mon avis par rapport à l'agenda qu'elles devraient utiliser. Bien que je connaisse plusieurs modèles et que je sois même en train d'en créer un au moment d'écrire ces lignes, la réponse est différente à toutes les fois, parce que les besoins de mes clientes ne sont pas tous les mêmes. Si vous n'utilisez pas le bon agenda pour vous, votre productivité sera affectée et il se peut même que vous décidiez au final de bouder la planification. J'ai longtemps cherché l'agenda parfait et il s'avère que je ne l'ai jamais trouvé. C'est pour cette raison que j'ai choisi d'en créer un d'ailleurs, parce que je suis convaincue que d'autres personnes ont le même souci. Un agenda ne vous transformera pas en une personne ultra organisée du jour au lendemain si l'organisation est un défi profond, mais vous augmenterez à tout de moins vos chances de réussite et vous aurez du même coup beaucoup plus de plaisir à planifier vos semaines. Si vous êtes tentée de valider si vous avez actuellement le bon agenda entre les mains, assurez-vous de lire mon billet 5 façons pour mieux utiliser son agenda.
9. SE LAISSER ENVAHIR PAR UNE TO-DO LIST
Afin d'optimiser votre planification et d'avoir un réel sentiment d'avancement, le secret est de se départir de sa to-do list. Et oui, vous avez bien lu! J'aborde ce sujet en détail dans l'article Votre to-do list peut gravement vous nuire, mais je vous explique ici brièvement pourquoi vous devriez faire attention, afin de ne pas vous laisser trop influencer par celle-ci: (1) parce que c'est tout simplement décourageant de voir jour après jour une liste qui ne cesse de s'allonger et qui ne se terminera jamais; (2) parce que lorsque vous avez du temps devant vous pour faire une tâche, si vous ne vous fiez qu'à votre longue liste de tâches à faire, vous n'attaquerez que la plus facile, la plus rapide, la plus urgente ou celle qui vous tente le plus.
10. NE PAS PRÉVOIR DE TEMPS POUR LES IMPRÉVUS
Je complète ce billet sur les 10 erreurs à ne pas faire lorsque vous planifiez votre semaine avec justement, une des erreurs qui doit toucher 99% des gens. Les imprévus font partie de la vie, donc il est primordial de prévoir du temps pour ceux-ci car autrement, vous aurez nécessairement un débordement à la fin de votre semaine. En moyenne, je recommande à mes clientes et étudiantes de prévoir 20% de temps pour les imprévus, mais selon votre emploi du temps, il se peut que vous deviez en estimer davantage.
CONCLUSION
Si vous bannissez ces 10 erreurs de votre planification dès aujourd'hui, je peux vous garantir que votre productivité et votre efficacité vont grandement s'améliorer. Vous vous sentirez également plus libre et plus accomplie parce que vous vous rapprocherez enfin des objectifs que vous vous fixez depuis longtemps. Êtes-vous prête?
Si vous avez envie d'aller plus loin et d'optimiser votre semaine au maximum tout en étant au sommet de votre productivité, procurez-vous les 5 check-lists uniques que j'ai créées spécialement pour vous en cliquant ici. Elles vous permettront d'être plus productive, de mieux gérer vos priorités et de vous sentir organisée à chaque semaine. N'est-ce pas ce que vous désirez? Procurez-vous les dès maintenant.
>> Si cet article vous aide dans votre planification, je vous serais reconnaissante de l'aimer en cliquant sur le petit coeur ci-dessous et même de le partager à vos contacts sur les médias sociaux afin que la portée de mon message soit plus vaste et que je puisse aider davantage de femmes comme vous à faire de la place dans leur horaire chargé. Merci infiniment!
